La to do list est un outil destiné à augmenter sa productivité au cours de la journée. Elle permet de vous décharger mentalement et de gagner en clarté.
Un projet sans liste de tâches claire et détaillée, c’est comme un navire sans feuille de route : vous connaissez la destination, mais vous n’y arriverez probablement jamais.
Étape par étape, elle permet de toucher du doigt vos objectifs finaux. Grâce à un système bien huilé, la to do list vient planifier votre journée de manière à atteindre les buts fixés sur votre calendrier.
Cependant, la liste de tâches doit impérativement être claire et précise pour être efficace. Il ne suffit pas d’écrire vos projets et de les décomposer sur un carnet, puis de le laisser traîner. Pour maîtriser cet outil, vous devez connaître quelques concepts de base d’une to do list : matrice d’Eisenhower, méthode GTD, découpage des tâches, etc.
Certaines applications ont fait leur preuve. Notion, Monday Todoist, Trello, Asana et Google Keep sont des outils qu’il faut connaître. Entrons dès maintenant dans le vif du sujet.
Plan de l'article
6 étapes pour améliorer sa gestion grâce à une to do list
Matrice d’Eisenhower, méthode GTD, Kanban, découpage de tâches, temps d’imprévus : découvrez nos 6 étapes pour optimiser votre To do list.
1. Noter tous ses projets personnels et d’équipe dans sa to do list
La première étape d’une liste de tâches efficace ? Notez tous vos projets dans un carnet. Travail, vie personnelle, projet d’équipe : tout doit y figurer. Pour savoir comment orienter votre to do list, commencez par être au clair sur vos attentes.
2. Gestion de projets : diviser pour mieux régner
Entre un projet et une tâche, il y a un gouffre.
Imaginons que votre projet soit de monter une entreprise d’import-export de produits marocains. Il va de soi que la tâche « entreprise import-export » ne s’intègre pas à une to do list.
En revanche, il est possible de le découper en petites missions. Par exemple : trouver des fournisseurs, se renseigner sur les démarches administratives, réaliser un budget précis, etc. Plus vous découpez vos objectifs en petites tâches, plus vos to do list seront efficaces.
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3. Optimiser la gestion de sa liste de tâches avec la matrice d’Eisenhower
Chaque tâche devrait être passée au crible avec la matrice d’Eisenhower. Elle organise les tâches en fonction de leur importance et de l’urgence :
- urgente et importante ;
- urgente, mais non importante ;
- non urgente, mais importante ;
- non urgente et non importante.
Prenez votre carnet de tâches : elles doivent toutes rentrer dans une case de la matrice.
Un conseil : éliminez les missions non urgentes et non importantes de votre calendrier. Réalisez directement les tâches urgentes et importantes, si elles prennent moins de 2 minutes dans votre journée. Votre temps a un prix.
4. Une date butoir pour chaque projet dans son calendrier
La méthode SMART, vous connaissez ? Un projet doit être spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporellement défini.
Comme dans une roadmap, chaque tâche et objectif doit avoir une date butoir dans votre calendrier. En fonction de l’urgence d’une tâche et d’un projet, vous pourrez organiser votre liste de tâches. Un concept de base pour accroire sa productivité.
5. Ne pas surcharger sa journée avec une Todo interminable
3 à 5 missions par journée suffisent sur votre To Do List. Réajustez votre to do list en fonction de votre productivité. Programmez des rappels (post-it, téléphone etc.) et des notes pour chaque tâche au cours de la journée.
6. S’accorder du temps libre dans la journée pour une bonne gestion des tâches
Laissez-vous toujours dans la journée un temps pour les imprévus dans votre liste de tâches. Un enfant malade et un robinet cassé sont vite arrivés. Pour ne pas être débordé par votre liste de tâches durant la journée, accordez-vous du temps libre.
7 applications de gestion de To Do List pour centraliser vos données
Beaucoup d’applications de gestion de To Do List ont vu le jour. Trello, Monday, Todoist, Asana, Notion, Google Keep : Découvrez notre sélection de 7 applications de gestion de tâches.
1. Trello : l’application de gestion du travail d’équipe
Trello est un outil de création de to do list. Les listes de tâches sont partageables au sein d’une équipe. Idéale pour le travail en entreprise, Trello fonctionne avec un système de listes, déroulées dans l’application sous forme de tableau. Chaque membre peut intervenir sur ses listes.
Parmi les fonctionnalités de Trello, vous pouvez partager un document Google directement sur un tableau Trello. Il existe une version gratuite et une version payante, à un prix correct de l’application Trello.
2. Todoist : l’application web et mobile pour des To Do List personnelles et d’entreprise
Todoist est un logiciel de gestion de projets et de tâches. Une barre latérale affiche les projets en cours. En cliquant sur un projet, vous accédez à la liste de tâches correspondantes. Parmi les fonctionnalités de Todoist, vous apprécierez le code couleur. Vous pouvez ainsi organiser vos tâches par couleur : personnels, travail, travail d’équipe, etc.
3. Asana : l’outil de gestion de projets d’équipe et d’entreprise
Asana est un outil de planification d’équipe et d’entreprise. Il permet d’optimiser l’avancement de tâches réalisées en équipe. Parmi les fonctionnalités de l’application Asana, son code couleur séduit. Il permet d’attribuer des échéances de livraison à chaque tâche du projet. Sur Asana, chaque tâche peut être attribuée à un membre précis de l’équipe.
4. Notion : prise de notes et base de données pour gagner en productivité
L’outil Notion est une application de prise de notes, mais aussi une base de données. Les fonctionnalités du logiciel Notion séduisent de plus en plus les entreprises. Sur Notion, il existe des formats de liste de tâches préétablis. Cependant, l’outil de gestion Notion est entièrement personnalisable. Par exemple, il est possible de faire communiquer sa to do list avec sa base de données : noms des fournisseurs, des clients, membres de l’équipe, etc.
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Il existe une version gratuite du logiciel de gestion de tâches Notion. Cependant, les fonctionnalités avancées de la version payante de Notion ont un prix : celui de la productivité.
5. Easynote : l’application gratuite pour la gestion des tâches
Easynote est une application gratuite pour optimiser la gestion de sa liste de tâches. Certaines fonctionnalités ont un prix, mais ne sont pas essentielles à l’application de prises de notes.
L’avantage de l’application gratuite Easynote ? Elle offre un critère de priorisation pour chaque tâche : tâche critique, tâche urgente, projet pour les mois à venir, etc. Idéal pour les adeptes du système d’Eisenhower.
6. Pomotodo : l’outil de To Do List des entreprises et professionnels
Pomotodo est un outil de gestion de liste de tâches alliant la méthode GTD et la méthode pomodoro. Idéale pour les entreprises, l’application intègre des données statistiques importantes, notamment des rapports de temps passés sur une tâche.
La méthode pour créer une liste de tâches sur Pomotodo est simple. Elle possède des fonctionnalités permettant de définir des priorités pour les tâches ou de mettre en avant un projet.
7. Google Keep : l’outil intuitif et réaliste de gestion de listes de tâches
Google Keep est l’outil de To Do List idéal pour les projets personnels. Les entreprises recherchant une application de gestion basée sur une méthode simple y trouveront aussi leur bonheur. Le logiciel repose sur un système de post-it et de listes à organiser sur une interface ressemblant à un tableau blanc.
Sur Google Keep, les To So et les notes peuvent être partagées. Idéal pour gagner en productivité, tout en simplifiant la gestion de votre liste de tâches.
8. Monday : le logiciel de gestion de liste de tâches pour les entreprises
Monday est un outil idéal de gestion de liste de tâches pour les entreprises et le travail d’équipe. Monday permet d’attribuer des tâches précises à chaque participant d’un projet, en spécifiant les dates de livraison. Si vous êtes chef d’équipe, vous pouvez suivre les performances de votre entreprise et de votre équipe.
La gestion de sa to do list n’est pas une mince affaire. La première étape consiste à maîtriser les concepts de base d’une liste de tâches efficace. La seconde étape est de choisir votre logiciel de gestion en fonction de votre situation : travail d’équipe, entreprise, date butoir, livraison étape par étape, nombre de participants, etc. Le choix du logiciel se fait en fonction de vos besoins et de vos projets.
Pour les projets personnels, vous pouvez utiliser un carnet pour planifier vos missions dans la journée, ligne par ligne. Un tableau blanc, un bloc-notes, ou des notes sur téléphone peuvent également faire l’affaire. En revanche, pour vos missions en équipe et d’entreprise, le recours à un outil de gestion de tâches est indispensable pour réaliser vos projets.
N’oubliez pas : pour bien choisir votre outil de To Do List, il vous faut d’abord une méthode de création de liste de tâches bien huilée. L’outil fait gagner en productivité, à condition d’être au clair dans vos projets et tâches. Prenez toujours le temps de brainstormer vos projets, puis de les découper en tâches.
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