Le mail de confirmation figure parmi les types de mail les plus échangés. Il permet, en quelques lignes, de confirmer des éléments et d’accuser réception d’une information. Utilisé dans de nombreuses situations, il constitue un outil de communication essentiel.
Nous vous proposons de découvrir cinq modèles concrets afin de vous aider à rédiger parfaitement tous vos mails de confirmation !
Plan de l'article
Confirmer sa présence à un entretien d’embauche
Après avoir envoyé plusieurs candidatures pour obtenir un stage, un contrat en alternance ou l’emploi de vos rêves, vous recevez enfin une proposition d’entretien. Si la démarche peut s’effectuer par téléphone, la communication par mail est également très répandue.
Un ou plusieurs créneaux peuvent vous être proposés. Vous devez alors répondre rapidement afin de prouver votre sérieux, votre rigueur et votre motivation au recruteur. Votre mail de confirmation doit donc être efficace et pertinent.
Six éléments essentiels sont à intégrer dans la rédaction de votre texte :
- L’objet : il permet au recruteur de vous identifier dès la réception du mail.
- La formule d’appel adaptée.
- La validation du créneau de rendez-vous (date, heure).
- Le lieu : vous montrez que vous accusez réception de l’adresse qui vous a été transmise.
- Vos éventuelles questions.
- La formule de salutation.
Politesse, concision et précision sont les principales qualités d’un mail de confirmation bien rédigé.
Exemple
Objet : Confirmation de présence à l’entretien d’embauche.
Monsieur Colbert,
Je vous remercie pour l’attention que vous portez à ma candidature.
Par ce mail, je vous confirme ma présence à l’entretien prévu le 15 avril à 15h30 dans les locaux de votre entreprise au 22 rue Mérou, 13003 Marseille.
Souhaitez-vous que j’apporte une copie de mes dernières publications afin que vous preniez connaissance de mon style rédactionnel ?
Dans l’attente de vous rencontrer, je vous prie de recevoir, Monsieur Colbert, l’expression de mes sentiments les meilleurs.
Cordialement,
Gustave Pinon
N’oubliez pas que votre orthographe doit être irréprochable. En cas de doute, utilisez MerciApp, le correcteur orthographique francophone qui vous accompagne dans la rédaction de tous vos contenus !
Mail de confirmation de commande : créez une relation de confiance avec vos clients
Vous travaillez dans l’e-commerce ? Sachez que le mail de confirmation de commande fait partie des courriels les plus ouverts par vos clients. Il permet de les rassurer sur votre bonne réception des commandes passées sur votre site, mais également sur les modalités et les délais de livraison.
Toutefois, le mail de confirmation de commande n’est pas qu’un reçu. Il s’agit d’un moyen de stratégie d’email marketing particulièrement efficace pour convertir vos nouveaux clients en clients réguliers, puis en ambassadeurs de votre marque.
Ce type de mail doit comporter les huit éléments suivants :
- L’objet du mail.
- Le numéro de commande.
- Les 3 W : Where, When, What, soit l’adresse de livraison de la commande, la date de la livraison et le produit commandé.
- Le rappel des modalités de paiement.
- Les détails de la commande.
- Des remerciements pour montrer votre reconnaissance au client d’avoir fait un achat sur votre site.
- Des bonus éventuels comme un code promo, un programme de fidélité, la présentation de produits complémentaires, etc.
- Des informations sur votre politique de retour pour rassurer le client.
L’envoi d’un mail de confirmation de commande présente alors une double utilité : encadrer le processus d’achat et bâtir un lien avec vos clients. Pour amorcer ce dernier, vous pouvez y intégrer le remerciement client.
Exemple
Objet : Réception de votre commande n°66498 – Librairie du Village
Marion,
Nous vous remercions d’avoir passé commande sur le site de la Librairie du Village. Vous trouverez ci-dessous le récapitulatif de vos achats :
- BD “Culottées”, Pénélope Bagieu.
- Livre broché “Présentes”, Lauren Bastide. Format poche.
- Libre broché “Le cinéma pour les nuls”, collectif.
Paiement par carte bancaire.
Adresse de livraison
Marion Pelletier
6 rue des chemins verts
13004 Marseille
Livraison prévue sous 2 à 3 jours ouvrés.
Vous n’êtes pas satisfait de nos produits ? Vous disposez d’un délai de 15 jours pour nous les retourner.
D’autres produits qui pourraient vous plaire :
- BD “L’Arabe du futur”, Tome 1, Riad Sattouf.
- Livre broché “Seules”, Nesrine Slaoui.
- Livre broché “Les 1000 films cultes de l’histoire du cinéma”, collectif.
À bientôt à la Librairie du Village !
N’oubliez pas de lire notre article : Comment réussir son mail de relance à coup sûr ? (3 exemples concrets)
-> Améliorez votre communication par e-mail grâce à nos conseils !
Mail de confirmation pour la réservation d’un logement : notre modèle
À l’occasion de vos vacances ou d’un week-end, vous pourriez avoir envie de louer un appartement ou une villa pour nos vacances en famille.
Si vous réservez votre logement à l’oral ou par téléphone, il est important de laisser une trace écrite de votre demande de réservation.
Bien sûr, votre message doit contenir des informations majeures :
- Le sujet du mail.
- La formule d’appel.
- La mise en contexte de votre mail.
- Le rappel des informations échangées au préalable.
- Vos questions éventuelles.
- La formule de salutation.
Exemple
Objet : Confirmation de réservation
Madame Pinel,
Pour faire suite à notre entretien téléphonique du 12 mai dernier, je vous confirme que je souhaite réserver votre gîte provençal en location, pour la période du 2 au 20 juillet.
Comme convenu, je vous fais parvenir dès demain un chèque d’acompte correspondant à 30% du montant total de la réservation. Le reste de la somme vous sera versé dès notre arrivée, le 2 juillet prochain.
J’aurais besoin d’une précision : le gîte dispose-t-il d’un lit parapluie pour notre bébé de 6 mois ?
Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer, Madame Pinel, l’expression de mes salutations distinguées.
Cordialement,
Julia Dufour
Confirmer l’inscription d’un client sur un site
De nombreux sites requièrent la création d’un compte client. Il peut s’agir de sites administratifs (impôts, Caf, Pôle Emploi, URSSAF, etc) comme de plateformes de divertissement (abonnement streaming, vidéo à la demande, musique, podcast…).
En s’inscrivant sur votre site, la personne communique généralement ses informations personnelles (coordonnées, âge, profession, etc). Une fois sa démarche effectuée, il ressent donc le besoin d’être rassuré sur la prise en compte de son inscription.
Court et informatif, le mail de confirmation d’inscription sur un site a pour objectif de fournir une preuve à l’internaute. En fonction du type de site, le ton peut être formel ou informel.
Le mail de confirmation d’inscription se compose ainsi :
- L’objet du mail.
- La formule d’appel.
- La formule de remerciement.
- La phrase de confirmation.
- Les étapes de connexion.
- La formule de salutation.
Exemple
Objet : Votre inscription sur Vivelecinema.fr a été prise en compte !
Bonjour Marcel,
Nous vous remercions d’avoir choisi de rejoindre la communauté Vive le cinéma ! Cet email confirme l’activation de votre compte sur Vivelecinema.fr.
Depuis votre espace privilégié, vous avez accès à une exceptionnelle mine d’informations à propos du cinéma de patrimoine et contemporain. Vous pouvez également consulter notre agenda de rencontres et de tables rondes afin de venir débattre avec nous des sujets qui vous passionnent. Enfin, vous bénéficiez d’une remise exceptionnelle de 10% sur toute la boutique Vive le cinéma, composée de produits 100% cinéphiles.
À bientôt !
L’équipe Vive le cinéma
Si vous n’êtes pas à l’origine de cette inscription, veuillez contacter notre service client.
Exemple de mail de confirmation pour un rendez-vous médical
Vous êtes professionnel de santé et proposez la prise de rendez-vous à vos patients à travers une plateforme en ligne ? Pensez à générer un mail de confirmation qui leur permettra de s’en souvenir et d’avoir toutes les informations à disposition !
Obnubilés par leur quotidien, vos patients peuvent facilement oublier les modalités de leur rendez-vous, ou tout simplement qu’ils en avaient pris un. Le mail de confirmation forme alors un rappel bien utile.
Court et précis, le mail de confirmation d’un rendez-vous médical doit inclure :
- Le sujet du mail.
- Le nom du patient.
- Le nom du médecin.
- La date et l’heure.
- Le lieu.
- Les consignes éventuelles.
Exemple
Objet : Confirmation de votre rdv mercredi 17 avril à 9h45.
Guy Portier,
Votre rendez-vous avec le Dr Laurent Dusse – Chirurgien dentiste – est confirmé le mercredi 17 avril à 9h45.
Adresse du cabinet : 10 rue Saint-Hilaire, 69007 Lyon.
Si vous avez des radiographies à faire examiner, veuillez les apporter.
Nous vous rappelons que le port du masque est obligatoire dans l’enceinte du cabinet.
En cas d’annulation, merci de prévenir le cabinet au plus tard 24 heures à l’avance.
Exemples d’objet d’e-mail de confirmation
Un objet d’e-mail de confirmation bien formulé peut renforcer la confiance et l’engagement. La ligne d’objet du message de confirmation doit être concise et précise, résumant efficacement le contenu de l’e-mail. Explorez ces exemples pour trouver l’inspiration.
Notifier la réception d’un e-mail
- Votre message a été reçu – Accusé de réception ;
- Confirmation de réception : Votre e-mail du [ Date ] a été reçu ;
- Réception confirmée : Votre e-mail a été reçu ;
- Accusé de réception : Nous avons bien reçu votre e-mail.
- Votre e-mail a été reçu avec succès – Confirmation
Confirmation de présence à une réunion
- Participation confirmée pour [Date/Titre de la réunion] ;
- Confirmation de présence à [Date/Titre de la réunion] ;
- Présence confirmée à [Titre de la réunion] ;
- Validation de participation à [Titre de la réunion] ;
- Rendez-vous fixé pour [Titre de la réunion] – Participation confirmée.
Confirmer votre présence à un entretien
- Confirmation de l’entretien (date et heure) ;
- Entretien (date et heure) – Confirmation ;
- Validation de l’entretien pour [Poste/Entreprise] ;
- Confirmation de votre entretien concernant [Poste/Entreprise] ;
- Créneau confirmé pour l’entretien – Nous nous réjouissons de vous rencontrer.
Confirmation de réception de paiement
- Confirmation de paiement – Votre transaction a été reçue avec succès ;
- Réception du paiement – Votre transaction a été traitée avec succès ;
- Transaction validée – Votre paiement a bien été reçu ;
- Transaction réussie – Votre paiement est validé ;
- Paiement reçu – Votre commande est en cours de préparation.
Validation de la création d’un compte
- Félicitations ! Votre compte est activé ;
- Merci de vous être inscrit, accédez à votre compte ;
- Votre compte est activé ;
- Bienvenue à bord ;
- Votre compte a été créé.
Confirmer la réservation d’un logement
- Confirmation de votre réservation de logement pour [dates]
- Réception de votre réservation – Confirmation pour votre séjour
- Validation de votre réservation de logement – [dates]
- Votre réservation de logement est confirmée pour [dates]
- Confirmation de réservation : Logement réservé pour [dates]
Comment créer un e-mail de confirmation efficace ?
Rédiger un e-mail de confirmation efficace, peut sembler complexe aux premiers abords. Surtout quand on ne sait pas par où commencer. C’est pourquoi nous vous avons concocté une liste de conseils à suivre pour rédiger des e-mails de confirmation qui renforceront le lien avec vos destinataires.
Essayez MAIA, l’assistant IA de rédaction
Notre premier conseil est de vous munir d’un assistant de rédaction IA. Il ne rédigera pas à votre place, mais il vous aidera à affiner votre style, à clarifier vos écrits et à assurer leur cohérence, sans effort.
Nous vous conseillons MAIA, l’assistant IA, conçu par MerciApp pour booster votre écriture grâce à des fonctionnalités avancées et une intégration fluide à vos outils. Que ce soit pour confirmer un entretien, une réunion ou une réservation, MAIA vous aide à rédiger des e-mails précis, clairs et parfaitement adaptés à chaque situation.
Des assistants IA pour des confirmations fluides et professionnelles !
Grâce à ses assistants spécialisés, MAIA vous permet de structurer vos messages en harmonisant le style, la clarté, la présentation, l’impact, le ton et le format, sans nécessiter de compétences spécifiques en rédaction de prompt. Et tout cela en seulement quelques instants et sans effort.
Voici la liste des assistants qui vous permettront d’affiner vos mails de confirmation en quelques clics :
Style
- Améliorer le style
- Raccourcir les phrases
Clarté
- Simplifier
- Synthétiser
- Clarifier
Présentation
- Structurer en paragraphes
- Passer en liste à puces
Impact
- Rendre plus impactant
- Rendre plus persuasif
- Rendre plus pédagogique
Ton
- Rendre plus professionnel
- Rendre plus soutenu
- Reformuler avec plus de tact
Contexte
- Mode e-mail
- Mode courrier
Comment utiliser MAIA pour vous assister dans la rédaction d’un e-mail de confirmation ?
- Selon le type d’email de confirmation que vous souhaitez rédiger, prenez note de ce que vous souhaitez communiquer.
- Sélectionnez le texte et cliquez sur « Demander à MAIA ».
- Sélectionnez l’assistant correspondant à vos besoins pour adapter le ton, la structure et le format (ex. : « Mode e-mail »).
- Obtenez instantanément votre message au format e-mail.
- Appliquez les modifications en un clic avec la fonction « Remplacer ».
Envie d’un résultat encore plus soigné ? Combinez plusieurs assistants pour perfectionner chaque aspect de votre e-mail, du style à la mise en page.
Vous passez trop de temps à écrire des e-mails de confirmation et cherchez à rendre ce processus plus efficace ?
MAIA vous permet aussi de créer des assistants personnalisés. Définissez vos instructions, ajustez le ton de vos messages et intégrez les ressources importantes. Importez facilement vos modèles d’e-mails de confirmation préférés ou inspirez-vous de nos exemples.
Les avantages clés de notre assistant IA pour vos e-mails de confirmation :
- Rédigez vos confirmations en un clin d’œil : Plus besoin de passer du temps à formuler vos messages, MAIA s’en charge pour vous.
- Des e-mails toujours impeccables : Formatage automatique pour des confirmations claires et professionnelles.
- Aucune expertise en IA requise : Nos experts conçoivent les meilleurs prompts pour vous, il vous suffit d’utiliser un assistant tout prêt. Et si vous le souhaitez, personnalisez vos propres assistants selon vos besoins.
- Une intégration fluide à vos outils : Utilisez MAIA directement dans vos messageries, logiciels de traitement de texte et navigateurs comme Chrome.
- Correction intégrée : Bénéficiez d’un correcteur automatique pour des confirmations sans fautes.
- Sécurité absolue : Profitez d’une IA fiable, sans aucun risque pour vos données sensibles.
- Confidentialité garantie : Vos e-mails restent privés et ne sont jamais utilisés pour entraîner l’IA.
- Protection des données : Stockage sécurisé en France, sans exposition ni réutilisation.
- Conformité optimale : Des instances privées dédiées garantissent une sécurité et une conformité maximales.
Gardez un œil attentif sur l’orthographe et la ponctuation pour éviter les erreurs
Nous avons tous déjà expédié un e-mail pour nous apercevoir juste après d’une erreur d’orthographe ou de ponctuation. En plus d’une potentielle perte de crédibilité aux yeux de votre destinataire, cela peut amener à une mauvaise compréhension de votre message.
Pour éviter ces situations, pensez à utiliser un correcteur orthographique tel que MerciApp. Grâce à ses fonctionnalités de corrections en temps réel, il vous permet de vous concentrer sur la rédaction de votre message sans vous soucier de l’orthographe.
Optez pour la clarté et la concision
Avant de fournir tous les détails essentiels dans votre e-mail de confirmation, assurez-vous surtout de sa clarté et de sa concision. Pour les dernières actualités, les promotions et les articles de blog, utilisez des e-mails distincts, tels que des newsletters régulières ou des annonces sur les réseaux sociaux.
Plus vos e-mails de confirmation sont limpides, plus ils sont susceptibles de valoriser votre marque.
Personnalisez votre communication pour un impact maximal
Votre entreprise se distingue par une image de marque unique. En restant fidèles à cette identité, vous renforcez la confiance des clients, ce qui stimule la promotion de votre entreprise. Lors de l’envoi d’un e-mail de confirmation d’entreprise, adoptez un ton professionnel, formel et rassurant.
Veillez à intégrer toutes les données requises comme la date, l’heure, le lieu, dans le cadre d’un rendez-vous, et les instructions supplémentaires. Évitez les termes informels et favorisez un ton respectueux. Indiquez si vous êtes disponible pour d’autres questions ou demandes. Concluez par une salutation professionnelle et engageante.
Pensez à utiliser le nom et/ou le prénom de votre destinataire quand c’est possible pour renforcer le lien.
Chaque e-mail de confirmation que vous envoyez doit être adapté pour refléter votre marque et communiquer les détails essentiels à vos clients.
Ajoutez vos coordonnées
Nous vous recommandons d’inclure les coordonnées de l’entreprise dans le dernier paragraphe de l’e-mail de confirmation, ce qui offre au destinataire la possibilité de prendre contact si nécessaire.
Cela démontre votre souci du détail et votre courtoisie envers eux.
En cas de nécessité, offrez-leur la possibilité de modifier la date ou l’heure du rendez-vous.
Intégrez des CTA
Pour les e-mails de confirmation, veillez à inclure un bouton d’appel à l’action (CTA). De cette manière vos destinataires pourront confirmer leur rendez-vous ou de vérifier leur commande en un seul clic.
Vous serez également informé(e) des confirmations, annulations ou reports de vos rendez-vous. Cela vous permettra d‘optimiser votre emploi du temps et d’éviter les désagréments de dernière minute liés aux rendez-vous non honorés.
