Rédiger un compte rendu de réunion est une tâche essentielle pour le management d’une entreprise et la gestion de projet.
Bien qu’il soit souvent perçu comme une corvée chronophage, ce document stratégique joue un rôle important dans la vie d’une organisation. C’est même un élément incontournable de la communication interne de l’entreprise.
Comment écrire un compte rendu efficace en un minimum de temps ? Et comment rendre la tâche intéressante et utile à tous les collaborateurs de l’entreprise ? C’est le défi que l’on s’est lancé pour cet article : un tutoriel pour la rédaction d’un compte rendu de réunion qui fait avancer les choses et vous place en tant qu’expert, sans y passer 2 heures de votre journée. Nous vous donnons aussi de nombreuses astuces, comme la façon d’effectuer une bonne traduction en anglais de votre « meeting » en quelques minutes.
Pour commencer, rappelons la définition et la raison d’être de ce document.
Plan de l'article
Qu’est-ce qu’un compte rendu de réunion ?
Un compte rendu est un rapport, un témoignage qui restitue le contenu d’une activité, en l’occurrence une réunion.
Il se distingue d’un procès-verbal qui est un document restituant ce qui a été dit mot à mot. Le compte rendu est une note de synthèse des propos tenus.
Pourquoi faire un compte rendu de réunion ?
Le rôle d’une bonne réunion, c’est de coordonner les différents départements d’une entreprise, consulter les experts maison, prendre des décisions, planifier des actions dans la gestion du projet en cours ou encore fixer des objectifs pertinents et réalistes (OKR). En résumé, il permet de faciliter le travail.
OKR est l’abréviation d’Objectives and Key Results ou “objectifs et résultats clés” en français. Les OKR comportent des objectifs ambitieux, non chiffrés. Par exemple : devenir leader sur le marché de la biscuiterie industrielle. Et ils comportent aussi des résultats clés, qui sont chiffrés et mesurables. Par exemple : être distribué par 20 000 hypermarchés dans les 3 prochaines années.
Le compte rendu se fait l’écho de la réunion. Il rend compte des propos échangés, des expertises, des décisions prises et des plans élaborés.
Il permet d’informer tous les collaborateurs de manière synthétique de ce qui s’est passé, y compris pour les absents, les membres de la direction et les opérationnels. Il assure ainsi une fonction de cohésion.
Le compte rendu joue un rôle clé pour la productivité de son équipe. Tout le monde est sur la même longueur d’onde.
C’est enfin un document de référence qui permet de consulter ce qui a été discuté et décidé.
Objectifs d’un compte rendu de réunion
- Donner les grandes lignes des échanges,
- Prendre une décision sur un sujet,
- Communiquer les résolutions prises,
- Informer sur l’avancée du travail dans la gestion de projet,
- Fixer des objectifs sur lesquels tous les participants s’accordent,
- Garder une trace des discussions,
- Savoir où on en est pour les prochaines réunions sur le même sujet.
Si vos comptes rendus de réunions sont mal rédigés, voici ce qui peut se passer :
- Perte de crédibilité auprès de ses paires (surtout s’ils présentent des fautes d’orthographe)
- Manque de cohérence dans le choix des actions (les collaborateurs sont dans le brouillard)
- Perte de temps car il faut aller demander à nouveau les informations aux participants de la réunion…
Ce que vous voulez éviter aussi, c’est que personne ne lise vos comptes rendus. Pour ne pas perdre en crédibilité, pensez à vérifier vos textes à l’aide d’un correcteur d’orthographe.
5 étapes pour rédiger un compte rendu de réunion efficace en un éclair !
Voici nos conseils pour faire un compte rendu rapidement, qui remplit les attentes de chacun, sans que cela ne devienne une corvée.
1/ Préparer des modèles de compte rendu
Le compte rendu est un document formaté. Nous vous recommandons de préparer à l’avance un modèle avec tous les éléments importants qu’il suffit ensuite de compléter. Vous économiserez un temps précieux lors de la rédaction.
1er conseil pour faire vos comptes rendus de votre entreprise : utilisez Google doc. Il est plus intéressant que Word.
- C’est un logiciel de traitement de texte gratuit.
- Plus facile à partager (en cliquant le bouton “partager” sur le document).
- Il offre une sauvegarde automatique.
- Il donne la possibilité d’ajouter des commentaires.
- Vous pouvez stocker le document sur votre Google drive. Il est accessible partout (il suffit de se connecter à son compte Google).
- Vous pouvez aussi rédiger des modèles ou des exemples de comptes rendus, puis dupliquer un document à chaque fois que vous en avez besoin.
La préparation est essentielle pour améliorer son efficacité.
2e conseil : donnez le plan d’action (les tâches à accomplir après la réunion) et les points à retenir en introduction de vos comptes rendus. Ainsi, le document sera lu, au moins pour son introduction.
La structure du compte rendu de réunion (modèle à copier-coller)
Sur la première page
L’objectif de la réunion : répond simplement à la question “pourquoi cette réunion a-t-elle lieu ?
La date
La liste des participants
La liste des parties prenantes : la liste des personnes qui n’ont pas participé mais qui sont partie prenante dans les sujets traités (comme un supérieur ou un partenaire)
Sur la deuxième page
Le plan d’action : liste des prochaines actions à mener, avec la personne responsable du pilotage et du reporting. Préciser aussi les dates d’échéance de ces actions.
Planification des prochaines étapes
Les points à retenir : sous forme de bullets points.
Sur la troisième page
L’ordre du jour
Synthèse : Résumé des points abordés, les présentations et les échanges dans les grandes lignes. Vous pouvez aussi donner la liste des documents présentés (à mettre en annexes).
Décisions prises
Optionnel : date de la prochaine réunion
Conseils de rédaction
Choisissez une police classique (Arial, Times ou Helvetica).
Récupérez les éléments de la charte graphique de l’entreprise : logo, polices de caractères et couleurs.
Pensez à la pagination.
2/ Prendre des notes pendant la réunion
Utilisez votre modèle et remplissez-le avec votre ordinateur portable ou votre smartphone pendant la réunion.
Vous pouvez aussi utiliser une application d’enregistrement vocal pour être sûr de ne rien oublier.
Utilisez des abréviations pour faciliter votre prise de notes. Nous vous recommandons d’utiliser l’extension chrome Magical et de créer des raccourcis que l’extension retranscrit.
Par exemple, au lieu de taper en entier le nom de l’entreprise, vous pouvez créer un raccourci et taper deux lettres. Magical tape automatiquement le nom en entier.
Astuce : Vous pouvez aussi assurer une prise de notes à plusieurs sur un Google doc, puis partager les documents à la fin pour compléter le compte rendu plus vite.
3/ Rester synthétique
Encore une fois, un compte rendu n’est pas procès-verbal. Concentrez-vous sur les grandes lignes, les informations principales.
Essayez de supprimer les fioritures. Ne gardez que l’essentiel, les propos en rapport avec l’ordre du jour et qui vont vraiment faire avancer les choses. Pour le savoir, posez-vous la question suivante : est-ce que cette information est utile pour faire avancer le travail? Est-ce qu’elle est en lien avec l’ordre du jour ? Si la réponse est non,alors vous n’avez pas besoin de l’intégrer.
Avec un peu de pratique, vous allez améliorer vos compétences rédactionnelles et le compte rendu sera pratiquement écrit à la fin de la réunion.
Idéalement, juste après la réunion, compléter le document pendant que tout est frais dans votre mémoire. Au besoin, consultez l’enregistrement vocal. Fixez-vous comme objectif d’y passer moins d’une heure. Vous ne devriez pas avoir besoin de plus.
4/ Se relire
Exactement comme nous l’avons conseillé pour un Business Plan, une fois la rédaction finalisée, ne négligez pas la relecture. Vous vérifiez plusieurs choses :
- que vous n’avez rien oublié,
- que le fond est clair et facile à lire,
- que la forme est irréprochable.
Gardez en tête que le compte rendu sera lu par les participants absents, les supérieurs hiérarchiques et les parties prenantes.
Il faut donc que les idées soient claires et compréhensibles.
Prenez garde de ne laisser aucune faute d’orthographe. Vous êtes l’auteur du rapport. Votre nom est sur le document. Pour jouer la sécurité, utilisez un correcteurorthographique. MerciApp propose aussi une extension chrome qui scanne votre document et traque impitoyablement la moindre faute.
5/ Partager le compte rendu aux collaborateurs rapidement
Vous avez finalisé le document. En trois clics vous pouvez le partager avec chaque participant, les absents et les parties prenantes.
Il est recommandé de diffuser le compte rendu dans les2 ou 3 jours qui suivent la réunion. Mais si vous avez suivi nos conseils, vous vous rapprochez de l’instantanéité. Vous montrez ainsi que vous êtes professionnel et professionnelet proactif auprès de votre équipe ou de vos clients.
Astuce si vous devez effectuer la traduction en anglais de vos comptes rendus : vous travaillez pour la filiale d’un groupe international ou vous avez des partenaires qui parlent anglais (ou une autre langue). La traduction d’un meeting peut être très chronophage.
Notre astuce, c’est d’utiliser l’application de traduction Deepl. Elle est gratuite et elle assure une bonne traduction en anglais ou dans d’autres langues (récemment, nous avons testé le hongrois et ça a bien fonctionné !). Bien sûr, vous devez relire la traduction et effectuer les ajustements nécessaires. Au lieu de tout traduire en anglais, vous devez simplement peaufiner vos comptes rendus de réunions.
Et voilà, objectif atteint : votre meeting est disponible pour vos interlocuteurs anglais. Vous pouvez assurer la continuité du travail, informer sur la progression de la gestion d’un projet, etc.
Conclusion : dernier conseil pour créer le compte rendu ultime
Voici les 5 étapes pour rendre compte de vos réunions en un minimum de temps.
Pour être sûr de ne rien oublier, vous pouvez vous faire une mini-check-list de tous les éléments à vérifier que vous gardez près de vous. Vous pouvez copier-coller celle-ci
- Document clair et concis
- Le plan d’action avec les points essentiels et les tâches à accomplir en introduction
- Compte rendu complet (tous les points abordés sont présents et sans fioriture)
- Sans fautes d’orthographe
- Avec la charte graphique de l’entreprise
- Avec la pagination
Chez MerciApp, nous utilisons souvent des check-lists pour vérifier la qualité de chaque document. Vous pouvez notamment l’adapter à d’autres contenus comme :
- Un e-mail professionnel
- Un post LinkedIn
- Un article de blog
- Un CV
- Une lettre de motivation
- etc.
C’est la meilleure façon de penser à tout.
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