5 étapes pour améliorer la productivité de son équipe

Comment améliorer la productivité de son équipe ?

Est-ce que cela vous est déjà arrivé ? Vous fixez des objectifs ambitieux en début d’année et vous vous retrouvez à vous débattre quelques mois plus tard pour être au moins un peu au-dessus de l’année précédente ?

Est-ce que vous avez des projets pour la croissance de l’entreprise ? Et vous ne trouvez jamais ni le temps, ni les ressources pour les mettre en œuvre ?

Vous savez que votre entreprise possède un potentiel énorme, si seulement vous et vos équipes, vous pouviez accomplir plus.s

Voici 5 étapes pour développer la productivité de vos équipes.

Nous partageons aussi dans cet article la liste des meilleurs outils pour vous permettre d’étirer le temps et de gagner jusqu’à 3 heures de travail par jour.

Qu’est-ce que la productivité ?

Définition de productivité

La productivité en économie désigne le rapport entre la production accomplie et les ressources utilisées pour cette production. 

Si vous pouvez produire davantage avec les mêmes ressources, vous avez obtenu un gain de productivité.

Autrement dit, vous obtenez de meilleurs résultats avec autant, voire moins d’effort ! 

Et lorsqu’on vise de meilleures performances, la complexité est votre ennemi !

Organisation et productivité

On trouve beaucoup d’astuces étranges dans les conseils de productivité. Par exemple, il y a la technique Pomodoro qui préconise d’alterner des périodes de travail de 25 minutes et des pauses de 5 minutes.

C’est une façon radicale de fragmenter vos tâches et celles de vos collaborateurs. Et vous vous retrouvez avec un cadre rigide inadapté à la nature de chacun. 

Les meilleurs conseils sont les plus simples. A ce sujet nous vous invitons à découvrir notre livre blanc ci dessous. Nous y avons regroupé les 12 secrets de productivité des entresprises à succès.

Voici un conseil de productivité de Tim Ferriss dans La Semaine de 4 heures. Trois fois par jour, je reçois une alerte sur mon téléphone qui dit ceci : “est-ce que j’invente des choses à faire pour éviter l’important ?” Cette notification me rappelle constamment de me concentrer sur l’essentiel.

Mais la clé pour augmenter la productivité de son équipe réside dans l’organisation. Vous pouvez mettre en place des procédures qui vont vous permettre de structurer et d’améliorer le niveau de production. 

Le dernier élément clé, c’est l’utilisation d’outils et de méthodes adaptés qui vont vous faire gagner du temps facilement. Car c’est l’outil qui prend en charge les efforts. Découvrez notre article sur les roadmap, une méthode très efficace pour piloter un projet et une (ou des) équipe.

Exemple : Un outil de correction orthographique permet de rédiger plus rapidement un texte, un post ou un email professionnel sans faute d’orthographe. Vous économisez entre 30 minutes et une heure de relecture sur un article par exemple. Et vous envoyez un message à la qualité irréprochable. 

Voici les étapes pour vous aider à abattre une quantité de travail phénoménale.

Comment améliorer la productivité de ses équipes

Étape 1 : Fixer des objectifs clairs

Au commencement était l’objectif à atteindre ! Nous vous recommandons de fixer un but. Vous disposez alors d’une cible précise et clairement identifiée. 

Cela donne aussi un jeu intéressant pour vos collaborateurs. Un grand objectif représente un challenge. C’est une source de motivation pour l’équipe. Elle possède un but commun.

Voici quelques recommandations supplémentaires. Vous devez indiquer un objectif clair et chiffré. 

Mais ce n’est pas suffisant de donner un objectif à l’année ou même au mois.

Convenez avec chaque collaborateur de l’objectif qu’il doit atteindre dans la journée,  pour sa production individuelle. Ou bien déterminez avec lui quelles sont les tâches prioritaires.

Ainsi, chacun sait ce qu’il doit faire exactement. Bien sûr, le collaborateur doit être d’accord avec l’objectif qu’on lui a donné.

Étape 2 : Se concentrer sur les résultats

Développez au sein de l’entreprise une culture des résultats.

Vous pouvez par exemple valoriser les collaborateurs qui obtiennent des bons résultats. Partagez avec l’équipe les bonnes nouvelles à travers les outils collaboratifs comme Slack.

Aidez vos équipes à atteindre leurs objectifs. Voir que l’on est en train de progresser vers l’objectif est bénéfique pour le moral. Cela va nourrir la motivation et l’engagement de vos employés.

Étape 3 : Impliquer tous les membres de l’équipe

Évitez le management pyramidal. Pour encourager la productivité, impliquez vos collaborateurs.

Concrètement, cela veut dire : laisser beaucoup d’initiatives à vos équipes. Ils sont responsables de leurs tâches. Laissez-les gérer leur activité comme ils l’entendent, même si vous pouvez les aider ou faire des suggestions.

Encouragez la prise de risque. C’est comme ça qu’on peut tester de nouvelles approches et progresser. Cultivez le fait qu’un collaborateur soit sorti de sa zone de confort, même s’il n’a pas obtenu tous les résultats qu’il souhaitait.

Impliquez aussi les collaborateurs dans les décisions. Consultez vos équipes à propos de l’organisation et des changements qui peuvent survenir au sein de votre activité. C’est leur entreprise. S’ils jouent un rôle dans les décisions, ils seront plus engagés.

Étape 4 : Mettre en place des process

Mettez en place des procédures standards pour les différentes activités de l’entreprise. C’est une étape clé pour développer la productivité et le travail d’équipe.

La mise en place de procédure permet de les rédiger et de les mettre à disposition à travers des outils comme Notion. Vous pouvez facilement former une nouvelle recrue ; elle peut plus facilement s’intégrer et prendre sa place dans l’équipe.

Étape 5 : La mise en place d’outils de productivité

En utilisant les bons outils, vous pouvez considérablement augmenter votre niveau de production. Il peut s’agir d’outils de communication, de gestion de projet ou d’applications qui facilitent le travail.

Pour vous aider à les choisir, nous vous proposons une sélection. 

Les 13 meilleurs outils pour gagner en productivité

Voici les meilleures applications de productivité, c’est-à-dire celle que nous utilisons au quotidien chez MerciApp. Elles nous font réellement gagner jusqu’à 3 heures de travail par jour.

Nous avons une forte culture de Lean Management chez MerciApp. Le Lean management consiste à améliorer la productivité afin de faire baisser les coûts et augmenter la satisfaction client. C’est pourquoi nous choisissons avec soin nos outils.

1. Notion : notre outil de productivité n°1

Notion est une application assez dingue. Initialement, c’est un logiciel de prise de notes. Sauf que les fondateurs de Notion ont rendu l’outil complètement customizable.

Vous pouvez donc créer aussi des to-do lists, des tableaux Kanban (comme Trello), des pages web (oui oui !). Notion propose des templates pour vous faire gagner un temps fous.

Vous pouvez également taguer des collaborateurs, des partenaires ou des amis ou partager des documents.

Vous pouvez ainsi gérer votre emploi du temps, concevoir un calendrier éditorial, créer une sorte de landing page…

C’est notre favori chez MerciApp. Un must pour développer la productivité de son équipe.

L’inconvénient, c’est qu’il faut un petit moment avant de le prendre en main. Vous trouverez des tutos très bien faits sur YouTube.

Le prix de Notion : 4 euros par utilisateur et par mois. Le logiciel dispose d’une version d’essai gratuite. On a aussi testé Asana, une alternative intéressante.

2. Google Workspace

Anciennement G suite, Google Workspace propose une palette d’outils impressionnante : Google Chat pour la messagerie instantanée, Gmail pour les e-mails, Google Meet pour la visioconférence, Google Drive pour le stockage et le partage de documents, Google Docs pour le traitement de texte et la coédition de documents, etc.

Voici quelques astuces de productivités. Vous pouvez créer un portfolio avec Google drive et vous passez de la création d’un site dédié. Il suffit de partager un lien en lecture seule pour permettre à des clients potentiels de le consulter.

Vous pouvez partager un document avec Google doc en choisissant de donner un lien lecteur, commentateur ou éditeur. Vous pouvez aussi créer des modèles de pages avec Google doc, si vous avez des documents types.

Google Meet permet de créer une visioconférence en quelques secondes. En vous rendant sur Google agenda, vous créez l’évènement, ajoutez les invités et cliquez sur un bouton pour qu’une notification soit envoyée à tous les participants. Cerise sur le pudding, l’agenda génère automatiquement un rappel !

Le prix de Google Workspace : 4,68 € par utilisateur et par mois.

3. MerciApp

Nous sommes en permanence en train d’échanger avec des collaborateurs, des partenaires, des fournisseurs ou encore des clients. 

Une faute d’orthographe est vite arrivée. Et elle peut être fatale si vous envoyez une proposition commerciale ou un devis, un post LinkedIn ou une lettre de motivation.

Le remède est de disposer d’un correcteur orthographique pour tous vos messages.

MerciApp propose également une extension chrome qui permet d’intégrer l’outil dans toutes les applications (messagerie, outils collaboratifs, etc.). Il s’intègre notamment aux autres outils que nous présentons comme Trello, Notion, etc. 

Bref, vous êtes dans des chaussons. Plus aucune faute ne vous échappe. Et vous conservez auprès de vos interlocuteurs une image professionnelle.

Prix de MerciApp : 10 € par utilisateur et par mois.

4. Slack, l’outil de productivité collaboratif

Slack est une messagerie d’équipe qui améliore votre productivité en fluidifiant vos conversations d’équipe. C’est comme un WhatsApp amélioré. Vous pouvez créer des canaux de discussion personnalisables en fonction des sujets et des projets.

En quelques clics, vous partagez les informations et les process importants avec toutes les personnes concernées.

Prix de Slack : 6,67 $ US par utilisateur actif et par mois.

5. Momentum, un outil de productivité gratuit

Momentum est une extension chrome extrêmement simple. Elle vous permet d’indiquer votre objectif principal de la journée. Ensuite, chaque fois que vous ouvrez une page Google, vous avez un paysage magnifique avec votre objectif principal qui s’affiche. 

Cette piqûre de rappel vous permet de voir si vous êtes en train de vous déconcentrer en allant batifoler sur le web. Vous pouvez vous ressaisir et finir les tâches qui concernent votre priorité de la journée.

6. Trello

Trello est un outil intuitif qui permet de créer très simplement un workflow type to do list afin de savoir exactement où vous en êtes dans vos tâches, ce qui est prioritaire et ce sur quoi vous devez rester vigilant.

En utilisant un système d’étiquettes et de tag, vous pouvez regrouper les actions par sujets et attribuer les tâches à tel ou tel collaborateur.

Trello envoie alors des notifications e-mail pour informer le collaborateur concerné.

Prix de Trello : 8,33 € par utilisateur et par mois (ce logiciel dispose d’une version d’essai gratuite).

7. Buffer

Le secret de la création de contenu, c’est de programmer un mois à l’avance tout son contenu. Vous y passez une journée et vous créez toutes vos publications. Buffer permet ensuite de programmer à l’avance toute son activité sur la semaine ou le mois.

Prix Buffer : 5 $ par mois et par réseau social. Cette application propose une version gratuite.

8. LastPass

Lestasse permet de stocker dans un coffre-fort TOUS vos identifiants et mots de passe pour les applications que vous utilisez. Vous n’avez plus à mémoriser vos identifiants de connexion. Vous n’avez pas besoin de les copier-coller dans un document qu’un hacker pourrait pirater !

LastPass propose également d’enregistrer automatiquement les identifiants au moment où vous créez un compte pour une nouvelle application.

LastPass propose une extension chrome. Et ce qui est génial, c’est que si vous changez d’ordinateur, il vous suffit de télécharger l’extension et de vous connecter à votre compte LastPass (c’est le seul mot de passe que vous devez retenir !) pour avoir à nouveaux accès à votre portefeuille sécurisé de mots de passe. 

Prix de LastPass : 2,9 € par mois pour le compte Premium (avec une version gratuite).

9. HelloSign

HelloSign permet de recueillir les signatures électroniques pour tous les documents qui l’exigent : devis, contrat de travail, feuille d’émargement, etc.

Vous n’avez plus besoin de faire déplacer une personne physiquement. Pas besoin non plus d’imprimer le document, de la scanner et de le renvoyer par email. En 3 clics, vous obtenez la signature. HelloSign envoie ensuite automatiquement le document signé à toutes les parties prenantes.

Prix de HelloSign : 13 euros par utilisateur et par mois.

10. Canva

Canva est l’outil pour créer des visuels aussi soignés que si vous étiez un web designer professionnel. Il permet de faire un CV, une affiche, un post pour les réseaux sociaux, des vidéos…

Canva offre une bibliothèque de modèles que vous pouvez facilement personnaliser pour créer le visuel dont vous avez besoin en quelques minutes. 

Prix de Canva : 27 € par mois et par personne (l’outil dispose d’une version gratuite).

11. AlfredApp

Cet outil simple et intéressant permet d’envoyer des phrases préenregistrées. AlfredApp vous évite d’avoir à écrire la même chose plusieurs fois par jour. Il permet aussi de créer des raccourcis claviers pour lancer des actions sur votre ordinateur. 

Prix d’AlfredApp : la licence coûte 32 €.

12. L’Enregistreur vocal

Un enregistreur vocal permet, au lieu de taper un long e-mail, d’enregistrer un fichier vocal. Vous pouvez ainsi répondre à un client ou à un associé en quelques minutes.

Vous pouvez aussi enregistrer vos idées au moment où elles vous viennent dans la rue, même si vous n’avez rien pour écrire.

La plupart des smartphones et des ordinateurs possèdent un enregistreur vocal.  

13. Le chronomètre

Un outil simple qui permet d’améliorer sa productivité, c’est le chronomètre de son téléphone.

Pour mesurer la productivité de son équipe, pensez à mesurer le temps passé à faire certaines actions. Vous pouvez les noter dans un tableur. Vous pourrez voir précisément à quel point chacun améliore ses performances, là où un collaborateur rencontre une difficulté, etc.

Votre application de productivité ?

J’espère que ces conseils de productivité vous ont aidé.

Quel outil allez-vous tester en premier ?

Est-ce que vous avez envie de tester Notion ? Avez-vous immédiatement téléchargé l’extension chrome LastPass ?

Connaissez-vous un autre outil génial et qui ne se trouve pas dans cette liste ? Une autre qualité nécessaire pour être un bon manager ?

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