Pour augmenter sa productivité, il est indispensable d’avoir une bonne organisation de boîte mail. Chercher ses mails pendant des heures et trier ses courriels sans méthode précise est une perte de temps.
Généralement, il suffit d’organiser vos tâches étape par étape pour retrouver une boîte de réception claire.
Suivez nos 10 conseils pour optimiser la gestion de votre boite mail.
L’objectif ? Une boîte mail zéro courriels.
Plan de l'article
1. Fixer une heure précise dans sa journée pour le traitement de sa boîte mail
Règle numéro 1 pour une boîte mail zéro courriels : fixez-vous une heure pour traiter vos emails dans la journée. Cela vous permettra de ne pas retrouver votre messagerie à la dérive en fin de semaine.
L’idéal est de traiter ses emails le matin. L’esprit frais et reposé au réveil permet de traiter ses courriels efficacement, puis de passer à autre chose. Avouons-le : le traitement de sa boîte de réception n’est jamais une partie de plaisir. Avalez le crapaud, puis démarrez votre journée l’esprit léger.
2. Gérer l’organisation de sa boîte mail grâce aux dossiers
Les dossiers sont le pilier d’une organisation de boîte mail optimale. Deux possibilités : les dossiers thématiques et les dossiers par « statut ».
Trier ses courriels par dossiers thématiques
Triez vos mails en fonction des thèmes abordés. Imaginons : vous gérez une entreprise dans le BTP. Organisez votre boîte mail par dossiers : un dossier pour les demandes de devis, un autre pour le travail en cours ou les mails de relance et un dossier pour les projets finalisés.
Gardez à l’esprit que cette organisation de boîte mail peut poser problème. Il est rare qu’un message traite d’une seule et même thématique. Le traitement de sa boîte mail par statut est une méthode parfois plus efficace.
Trier ses mails par « statut »
Triez vos mails en fonction du degré d’urgence et d’importance. La pyramide d’Eisenhower, vous connaissez ? Les tâches sont réparties en quatre degrés :
- urgent et important ;
- non urgent et important ;
- urgent, mais non important ;
- non urgent et non important.
Créez des dossiers de mails reflétant ces quatre niveaux d’urgence. Vous n’aurez plus qu’à traiter les mails en fonction des dossiers de votre boîte mail.
Astuce bonus : un email urgent et important devrait être traité dès réception.
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3. Se désabonner des newsletters superflues dans votre boîte mail
Votre boîte Gmail déborde de newsletters ? Une règle simple : désabonnez-vous des listes mails au maximum. Le fameux dossier non urgent et non important de votre boîte mail ? Souvent, il s’agit des newsletters. Elles s’entassent dans notre boîte de réception. Pour plus de productivité, désabonnez-vous et supprimez ce dossier de votre boîte mail.
4. Rédiger des objets de mails concis et clairs pour votre boîte mail
Une méthode simple pour gagner de précieuses minutes lors d’une recherche d’email. Rédigez des objets de mails précis. Fixez-vous une méthode à suivre pour chaque objet d’email. Cette technique est hyperefficace pour les personnes envoyant des mails de prospection régulièrement.
Par exemple, un médecin pourra utiliser ce système : nom du patient/maladie/suivi RDV avec date pour chaque mail.
5. Créer un système de réponse automatique pour certains mails
Mettez en place des modèles de réponse pour votre boîte mail. Sur Gmail et Outlook, il est possible de créer des modèles de réponse dans les paramètres. Vous gagnerez de précieuses minutes dans votre journée. Bien entendu, n’oubliez pas de vous équiper d’un correcteur d’orthographe comme MerciApp pour optimiser vos temps de rédaction et de relecture.
Parmi nos astuces bonus : créez une signature automatique pour vos mails. Vous n’aurez plus qu’à rédiger l’objet et le corps de l’email.
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6. Limiter les envois de mails groupés sur sa boîte mail
L’envoi de messages groupés est un outil formidable. Cependant, le nombre de mails reçus et le suivi de la discussion peuvent vite devenir un cauchemar. Avant d’envoyer un mail groupé, demandez-vous s’il est pertinent d’inclure tous les destinataires. Cela évitera de futurs emails non lus.
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7. Organiser le message de votre email
Souvent, les discussions par emails s’éternisent. La cause ? Un manque de clarté de la part de l’expéditeur. Lorsque vous rédigez vos mails, soyez clairs et incluez :
- des salutations ;
- votre demande ;
- éventuellement, des informations complémentaires ;
- une formule de politesse.
Inutile de vous perdre dans des messages sans fin. Aérez votre email. Votre interlocuteur vous remerciera.
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8. Utiliser le libellé important à bon escient sur votre boîte mail
Le libellé important est un filtre formidable pour vos mails. Cependant, sélectionnez bien les mails de ce libellé. Est-il bien judicieux de mettre le libellé pour le mail de votre collègue à propos de l’apéro de vendredi ? Sélectionnez ce libellé en cas de réel besoin.
9. Séparer sa boîte mail d’entreprise de sa boîte de réception personnelle
Le premier filtre email à mettre en place : une boîte mail pour le travail en entreprise et une boîte mail personnelle. Cela vous permettra de différencier votre entreprise de votre vie personnelle et de gagner en productivité.
10. Apprendre à déconnecter de sa boîte mail et de ses courriels
Déconnecter est essentiel pour augmenter sa productivité. Ne laissez pas votre cerveau au travail constamment. Accordez-lui des temps de repos. Apportez-lui de l’aide quotidiennement : avec un correcteur d’orthographe lors de la rédaction de vos mails, par exemple.
Il n’est pas question de devenir obsédé par votre boîte mail, au contraire. Le traitement de votre messagerie doit être simple et efficace. Une méthode bien définie vous permettra de gagner en productivité.
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