En prenant le soin de rédiger un mail de relance pour une facture impayée, avec un ton approprié et toutes les informations relatives à la prestation réalisée, vous pourrez recouvrer les sommes dues dans la majorité des cas.
Ces échanges de relance sont alors l’occasion de régulariser votre trésorerie, mais aussi d’instaurer une relation de travail sérieuse et pérenne avec vos partenaires professionnels. Vous contribuez ainsi à l’image rigoureuse de votre entreprise et au suivi minutieux de votre activité et de votre comptabilité.
Nous vous présentons ici des modèles concrets de mail de relance en cas d’impayé et vous détaillons les bonnes pratiques de rédaction pour un recouvrement dans les meilleures conditions.
Plan de l'article
Prêt(e) à faire passer vos
e-mails au niveau supérieur ?
Découvrez les secrets pour rédiger des e-mails professionnels percutants, qui captivent vos destinataires et renforcent votre professionnalisme.
3 exemples de mails de relances graduelles pour une facture impayée
Qu’elles soient réalisées par un envoi dématérialisé ou par lettre, les relances pour un arriéré de paiement doivent être graduelles une fois la date de l’échéance passée.
Cas concret : afin d’illustrer nos différents modèles de mails de relance, nous prendrons ici l’exemple d’une entreprise d’agencement et de rénovation immobilière, l’Atelier Sam Rénovation. Après avoir effectué des travaux pour réaliser une salle de bains plus moderne dans le logement d’un particulier, M. Julien Doussard, le prix de la prestation réalisée est resté impayé.
1ère relance à J+5 après l’échéance
La première relance suite à un impayé a pour objectif de notifier M. Julien Doussard de son retard de paiement, mais aussi de l’inviter à reprendre contact avec votre entreprise, ne serait-ce que pour vous faire part de ses éventuelles difficultés justifiant le délai de son versement.
Objet : Date échue du règlement de la facture [référence XXX] – 1ʳᵉ relance
Monsieur Doussard [fonction et nom de l’interlocuteur],
Nous nous permettons de vous contacter puisqu’à ce jour, et sauf erreur ou omission de notre part, la facture [référence XXX] liée au travail de rénovation de votre salle de bains [nature de la prestation] et envoyée le 15 mars 2023 [date d’envoi du bordereau] n’a toujours pas été réglée malgré une échéance au 30 mars 2023.
Le délai mentionné pour le règlement des 4 700 euros [somme à régler] est désormais dépassé. Si un problème a pu retarder la régularisation de ladite facture, que vous retrouverez en pièce jointe de ce mail, nous vous invitons à nous contacter pour que nous puissions en discuter.
Dans l’attente de vos nouvelles, je vous prie d’agréer, Monsieur Doussard, à nos sincères salutations.
Olivia Prévost [Signature, fonction et nom de l’émetteur]
Assistante comptable
Atelier Sam Rénovation
[Coordonnées de contact]
Bien que vous soyez parfaitement légitime dans votre mail de relance lorsque des factures restent impayées de la part d’un client, il est également important de ne pas décrédibiliser votre démarche en employant des termes à contre-sens ou mal orthographiés. L’utilisation d’un correcteur de faute d’orthographe intelligent tel que Merci App vous permettra ainsi une relecture fiable pour des relances sans faute grammaticale.
2ᵉ relance à J+15 après l’échéance
Objet : Date échue du règlement de la facture [référence XXX] – 2ᵉ relance
Monsieur Doussard [fonction et nom de l’interlocuteur],
Dans notre mail du 5 avril 2023 ci-joint, nous vous indiquions ne pas avoir perçu de versement pour la facture [référence XXX] correspondant à la rénovation de votre salle de bains [nature de la prestation], et ce, malgré la date d’échéance fixée au 30 mars 2023 et notre première relance.
Nous sommes au regret de constater que nous n’avons toujours pas reçu le règlement des 4 700 euros [somme à régler] demandé à ce jour. Nous vous remercions de bien vouloir procéder au paiement de ladite facture, que vous retrouverez en pièce jointe de ce mail.
Dans l’attente de vos nouvelles, je vous prie d’agréer, Monsieur Doussard, à nos sincères salutations.
Olivia Prévost [Signature, fonction et nom de l’émetteur]
Assistante comptable
Atelier Sam Rénovation
[Coordonnées de contact]
3ᵉ relance à J+30 après l’échéance
Objet : Date échue du règlement de la facture [référence XXX] – 3ᵉ et dernière relance
Monsieur Doussard [fonction et nom de l’interlocuteur],
Notre premier mail du 5 avril 2023, suivi de celui du 20 avril 2023, vous informaient d’un défaut de paiement quant à la facture [référence XXX], établie suite à la réalisation de travaux à votre domicile pour la rénovation d’une salle de bains [nature de la prestation]. Cette facturation émise le 15 mars 2023 présentait une échéance au 30 mars 2023 pour effectuer son règlement de 4 700 euros [somme à régler].
N’ayant reçu aucune réponse de votre part jusqu’à ce jour, nous vous invitons à régulariser votre paiement dans les meilleurs délais, sans quoi nous serons contraints de transmettre ce dossier à un service externe de recouvrement. Vous trouverez en pièce jointe la facture de vos travaux, ainsi qu’une copie de nos deux premiers mails de relance et toutes les références nécessaires à votre versement.
Dans l’attente de vos nouvelles, je vous prie d’agréer, Monsieur Doussard, à nos sincères salutations.
Olivia Prévost [Signature, fonction et nom de l’émetteur]
Assistante comptable
Atelier Sam Rénovation
[Coordonnées de contact]
Sujet bonus, n’hésitez pas à consulter notre article sur la relance client pour découvrir nos conseils afin de structurer et personnaliser efficacement vos mails de recouvrement !
Des échanges opportuns pour valoriser votre relation client
La rédaction d’un mail de relance pour une facture impayée peut également être l’occasion de renforcer votre relation client, en valorisant l’image de marque de votre entreprise, ainsi que son professionnalisme.
Un mail de notification avant l’échéance
Avant même la date butoir de paiement indiquée sur la facture, un mail de notification peut vous épargner la rédaction souvent chronophage de plusieurs relances par la suite. En effet, la majorité des retards de paiement est dû à un simple oubli de la part de vos clients.
L’envoi d’un mail de rappel est alors l’occasion d’alerter ces derniers quant à l’échéance prochaine de leur facture, et devra généralement être adressé 3 à 5 jours avant son terme.
Nous vous présentons ci-dessous un modèle type, basé sur notre exemple précédent, pour informer vos clients des sommes encore dues.
Objet : Facture [référence XXX] arrivant à échéance au 30 mars 2023
Monsieur Doussard [fonction et nom de l’interlocuteur],
Suite aux travaux effectués pour la rénovation de votre salle de bains [nature de la prestation], nous vous informons que la facture [référence XXX], datée 15 mars 2023 et d’un montant de 4 700 euros [somme à régler], arrive bientôt à échéance.
Nous vous remercions par avance de vous acquitter de cette facture, que vous trouverez en pièce jointe de ce mail, avant le 30 mars 2023 [date d’échéance du paiement].
Dans le cas où une difficulté vous empêcherait d’honorer ces délais, nous vous invitons par ailleurs à nous en informer dans les meilleurs délais, par mail ou par téléphone, aux coordonnées mentionnées ci-dessous.
Dans l’attente de vos nouvelles, je vous prie d’agréer, Monsieur Doussard, à nos sincères salutations.
Olivia Prévost [Signature, fonction et nom de l’émetteur]
Assistante comptable
Atelier Sam Rénovation
[Coordonnées de contact]
Arriéré de paiement soldé : et après ?
Lorsque les relances ont permis la régularisation d’un impayé, une erreur commune consiste à ne plus échanger avec le client. Il est pourtant essentiel de lui confirmer la bonne réception de son paiement et de lui garantir une attention intacte auprès de votre entreprise.
Objet : Règlement facture [référence XXX]
Monsieur Doussard [fonction et nom de l’interlocuteur],
Nous accusons bonne réception de votre paiement de 4 700 euros [somme à régler] par virement [moyen de paiement] pour la facture [référence XXX]. Nous vous remercions pour votre traitement, et espérons pouvoir à nouveau collaborer avec vous à l’avenir.
Vous souhaitant une bonne continuation, je vous prie d’agréer, Monsieur Doussard, à nos sincères salutations.
Olivia Prévost [Signature, fonction et nom de l’émetteur]
Assistante comptable
Atelier Sam Rénovation
[Coordonnées de contact]
Quelle méthode si aucun versement n’est perçu après les relances ?
Si votre client ne s’est pas acquitté de ses dettes malgré vos relances, et que le recouvrement amiable de ses créances semble alors impossible, vous pourrez entamer une procédure de recouvrement judiciaire avec une lettre de mise en demeure. Ces démarches étant réglementées, n’hésitez pas à vous rapprocher d’un conseiller juridique spécialisé pour vous accompagner.
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