Approchez, approchez ! Aujourd’hui, vous allez assister au combat : Evernote VS Notion.
Ce qui va se jouer sous vos yeux ? Le comparatif de deux applications de prise de notes majeures qui auront un impact direct sur :
- Votre maîtrise de l’information,
- Votre productivité,
- Votre gestion de projet,
- Et bien plus encore.
Nous vivons dans une surabondance de données, que l’on nomme communément l’infobésité. Or, d’un point de vue professionnel, l’accès et l’utilisation intelligente de l’information vous permettent d’aller plus vite que vos concurrents et d’accomplir plus avec moins d’effort. Au niveau individuel, un bon outil vous permet de devenir maître de votre temps.
Quel est le meilleur outil de prise de notes et de gestion de l’information ? Celui qui vous permettra d’atteindre les objectifs les plus ambitieux ? Aussi bien sur le plan professionnel que personnel. Prenez place dans les gradins. Le match va bientôt commencer.
Table des matières
1/ Qu’est-ce que l’application Evernote ?
Commençons par une brève présentation des deux adversaires. Le premier à entrer sur le ring est Evernote, le champion en titre. Il comptait 250 millions d’utilisateurs en juillet 2021.
Certes, il existe d’autres outils comme Onenote qui appartient à la suite Microsoft ou Google Keep, qui fait partie de la G Suite par exemple. Mais Evernote possède certaines fonctionnalités uniques.
Créé en 2004, c’est un des premiers outils de productivité. Il permet de rassembler ses notes sous un format numérique.
L’application offre aussi la possibilité d’organiser ses notes grâce à un système de carnets (notebook) et d’étiquettes (ou tags). Les carnets sont en fait l’équivalent de dossiers. Vous pouvez utiliser l’un, l’autre ou les deux comme système de classement.
-> Pour une rédaction sans fautes et une communication professionnelle impeccable, utilisez le correcteur de phrase MerciApp lors de la prise de notes et de l’organisation de vos idées sur Evernote ou Notion.
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Vous pouvez par exemple créer un tag “lectures” pour toutes les notes prises lors de vos lectures. Vous pouvez tout aussi bien créer un carnet avec le même intitulé.
Et voici maintenant le challenger qui entre sur le ring.
-> Si vous êtes séduit par les fonctionnalités de Notion et souhaitez aller plus loin dans son utilisation, découvrez comment créer un Wiki d’entreprise avec Notion dans notre article dédié.
2/ Qu’est-ce que l’application Notion ?
Notion a été lancé par une start-up de San Francisco en mars 2016. Les fondateurs sont Ivan Zhao et Simon Last. C’est un outil qui permet de créer des tableaux de bord et des bases de données.
En réalité, Notion propose bien plus que de la prise de notes. Il permet, au milieu d’autres fonctions, de collecter et de gérer des informations. Aujourd’hui, la plateforme compte 30 millions d’utilisateurs. Elle propose aussi une grande capacité d’adaptation à un écosystème déjà existant avec des connexions API à Zapier, Asana, Ghseet, Google drive, etc.
Ces dernières années, des utilisateurs d’Evernote – entreprises, blogueurs, influenceurs – ont migré vers Notion. Est-ce que cela signifie que ce dernier est un meilleur outil ? N’anticipons pas sur le match !
Sur la prise de notes, l’outil Notion permet de créer des pages. Chacune d’elles est un dossier et un document en même temps. Vous pouvez organiser celles-ci comme vous le souhaitez. Mais Notion, c’est beaucoup plus que ça. La création de bases de données, la personnalisation de tableau Kanban (type Trello), la création de pages internet, et bien plus encore… Nous allons détailler les possibilités de l’outil dans les paragraphes suivants.
C’est parti pour le combat !
3/ Notion vs Evernote – lequel est le plus facile à utiliser ?
Lors de ce premier round, nous allons comparer la prise en main et l’expérience utilisateur.
La prise en main
Et il faut admettre que Evernote est très simple et facile à utiliser. La courbe d’apprentissage est très rapide. Vous pouvez l’utiliser instantanément. Et vous serez familier avec la plupart des options proposées en quelques minutes. Evernote met à disposition une série de tutoriels en vidéo pour explorer les fonctionnalités avancées.
Notion nécessite au contraire une plus longue familiarisation. Là où Evernote propose une interface avec un cadre déterminé, Notion permet de configurer soi-même son tableau de bord. Matthieu Desroches, créateur du podcast Productif au quotidien, explique que Notion est comme une page blanche avec un grand nombre de possibilités.
Comme il s’agit d’un outil plus malléable, Notion a les défauts de ses qualités. Au début, on peut se sentir perdu. Et le principal danger, lorsqu’on maîtrise l’outil, c’est qu’on peut se retrouver à passer plus de temps à modifier son dashboard qu’à l’utiliser.
Et puisqu’une bonne nouvelle n’arrive jamais seule : le correcteur orthographique MerciApp fonctionne bien entendu sur les deux outils !
La fonction de recherche pour retrouver ses notes
Evernote permet de prendre des notes sous différents formats :
- audio,
- photo,
- texte tapé,
- texte manuscrit,
- capture d’écrans
Cependant, Notion offre les mêmes possibilités, à l’exception du texte manuscrit.
L’application Evernote dispose d’une fonction scanner qui vous évite d’avoir à utiliser un autre logiciel pour ça.
Mais surtout elle possède probablement la fonction de recherche la plus puissante du marché.
Si vous souhaitez retrouver une note à partir d’un mot-clé comme “services”, Evernote ne va pas seulement rechercher celui-ci sur les notes textes. Il va aussi identifier la requête dans les PDF, dans les images et même avec dans l’écriture manuscrite. Il dispose d’un outil de reconnaissance visuel.
Ainsi, Evernote est génial pour rechercher un mot ou une expression sur des documents numérisés : factures, devis, contrats, qui font parfois plusieurs pages. Il suffit de taper dans le moteur de recherche un mot ou le nom d’une entreprise. L’application va repérer cette requête, même si elle se trouve dans un PDF de 20 pages. Notion ne peut pas faire ça.
Evernote peut même trouver un mot ou une expression comme “services” dans les notes manuscrites. Vous pouvez donc scanner vos notes écrites, les collecter et les retrouver avec ce mode de recherche.
Si vous aimez prendre vos notes à la main et tenir un journal de bord où vous consignez vos réflexions, vous pouvez scanner les feuilles et les retrouver ensuite dans Evernote. Celui-ci permet de combiner l’approche papier et digitale.
Notion a encore du chemin à faire là-dessus, au moment où nous publions cet article. Il possède aussi une fonction de recherche efficace, mais il n’aura pas ce plus d’aller identifier le mot-clé à l’intérieur d’un PDF, ou de reconnaître le mot en écriture manuscrite dans un document pris en photo.
Cependant, Notion possède d’autres avantages que nous verrons dans les parties suivantes. Il propose notamment plein de raccourcis clavier pour gagner du temps dans la création et la personnalisation des documents.
Par exemple, vous pouvez ajouter rapidement un bloc de texte, un titre, une liste de tâche avec la commande “/” qui propose un menu déroulant.
Dernier avantage d’Evernote sur la capture de d’informations : c’est le web clipper, une extension web pour sauvegarder des sites web, des articles de blog, des images. On l’ajoute à son navigateur et on collecte l’information en un clic.
Donc si ces fonctions prises de notes et recherche sont clés pour la gestion de votre activité, Evernote est le meilleur outil.
C’est donc lui qui remporte ce premier round.
Gagnant : Evernote
4/ Notion vs Evernote – Quel est le plus complet ?
Voyons à présent quel est l’outil qui offre le plus de possibilités.
L’organisation des documents
Evernote possède une interface déterminée que l’on ne peut pas personnaliser. Il offre seulement trois niveaux d’organisation :
- la rangée de cahiers de notes (notebooks),
- les cahiers de notes, qui sont comme des dossiers pour le stockage de notes
- et les notes.
Vous ne pouvez pas créer votre propre organisation. Assez rapidement, vous touchez aux limites de l’application.
Evernote propose un certain nombre de modèles (templates) pour structurer vos notes.
Pour accéder à la galerie de modèles, il suffit de cliquer sur l’icône lorsque vous créez une nouvelle note.
Vous pouvez sélectionner le modèle calendrier pour les réseaux sociaux, réflexion quotidienne, suivi perte de poids, définition d’objectifs, plan marketing, suivi de projet…
Notion peut faire beaucoup plus de choses.
La grande fonctionnalité de Notion, c’est la gestion de base de données.
Là où Evernote propose un tableau de bord immuable, avec Notion vous pouvez visualiser les informations sous différentes formes :
- Calendrier,
- Liste de tâches,
- Tableau Kanban
- Galerie…
Vous pouvez ainsi personnaliser votre tableau de bord. C’est un outil plus flexible.
Notion propose aussi des modèles qui facilitent considérablement son utilisation. Sa galerie de modèles est bien plus fournie que celle d’Evernote.
Pour accéder aux modèles, il suffit de cliquer sur template dans la barre latérale de gauche.
Vous pouvez alors accéder à des modèles de : to-do list, portfolio, brief de lancement de projet, calendrier éditorial pour un blog, calendrier pour les réseaux sociaux, FAQ, CRM, etc.
Créer des liens entre ses notes
Sur la fonctionnalité de prise de notes, Notion permet de construire des bases de données. Vous pouvez mieux travailler vos notes.
Si vous cherchez à connecter ensemble vos notes et à construire des bases de données, l’application permet notamment de faire des liens avec les fonctions backlink et crosslink.
On peut copier-coller un lien d’une page à une autre. Cela permet par exemple de créer des liens entre des notes comme dans un article de Wikipédia. C’est très simple à faire. On tape le signe + et le mot-clé. Automatiquement, Notion suggère des pages.
Cela permet de gagner du temps.
Imaginons que vous cherchiez à créer une base de données sur la productivité. Vous commencez par créer une note “La méthode de Tim Ferriss pour la lecture rapide”.
Un peu plus tard, vous tombez sur le livre de Mohamed Koussa, la Lecture rapide. Vous pouvez créer un lien vers la première note. Vous faites le signe + et vous commencez à taper “Tim”. Notion proposera automatiquement toutes les pages avec “Tim” dans le titre, y compris “La méthode de Tim Ferriss…”. Vous la sélectionnez et voilà ! Vous avez créé un backlink sur la deuxième note, vers la première.
Et si vous retournez sur celle-ci, elle affichera le lien vers la nouvelle page que vous venez de créer sur le livre de Mohamed Koussa, la Lecture rapide. D’un clic, vous pouvez passer de l’une à l’autre.
Cela permet de créer des bases de données interconnectées.
Un outil collaboratif
Avec Notion, vous pouvez également inviter des collaborateurs et des partenaires pour enrichir vos bases de données ou pour déléguer des actions dans le cadre d’une gestion de projets. Nous pourrions consacrer un article entier sur cet aspect. Ici, nous nous cantonnerons à un exemple.
Vous pouvez très facilement créer un planning éditorial partagé qui permet les échanges entre les rédacteurs et le content manager ou le directeur du contenu. Ce calendrier éditorial donne lieu à la transmission des briefs de contenu, le suivi du processus de rédaction, etc.
Evernote ne permet pas de faire ça.
Et bien plus encore
Notion a une autre fonction assez dingue : il permet de créer des pages internet. Vous pouvez donc créer une prise de notes, la transformer en page internet et envoyer l’URL de la page à vos interlocuteurs.
À partir d’une note, sur Notion vous pouvez faire un mini-site en quelques minutes. En quelques clics, vous pouvez :
- Mettre une image de couverture
- Faire un beau titre,
- Créer une belle mise en page,
- Inclure une vidéo,
- Ajouter des graphiques.
Vous pourriez ainsi finaliser une proposition commerciale sous forme de page web et envoyer le lien à un client. Vous pouvez même demander l’indexation de la page afin qu’elle soit référencée dans Google.
Si vous cherchez un outil avec une grande richesse de fonctionnalités, personnalisable et qui permet d’enrichir vos notes en créant divers liens entre elles, Notion met complètement KO Evernote.
Gagnant : Notion.
5/ Lequel est le plus économique ?
Examinons à présent la question du prix. Chaque plateforme propose une version gratuite limitée, qui permet tout de même de se faire une bonne idée du potentiel de la plateforme.
Le pricing d’Evernote
Avec sa version gratuite, vous pouvez synchroniser vos notes sur deux appareils. Au-delà, il faut payer. Voici les tarifs.
Le forfait PERSONAL est à 6,99 €/mois pour gérer toutes les tâches domestiques et familiales.
Le forfait PROFESSIONAL est à 8,99 €/mois pour travailler sur n’importe quel projet, au bureau ou à domicile.
Le pricing de Notion
Le forfait Personal Pro est à 4 $ : pour les utilisateurs expérimentés qui veulent en faire encore plus.
Ensuite, vous avez le forfait Team à 8 $ pour collaborer avec toute votre équipe en un seul endroit.
Enfin, il y a un forfait Entreprise sur devis.
Concrètement, le premier forfait de Notion est à 4 $, ce qui est presque moitié moins cher que le premier forfait d’Evernote. Or Notion fait tout ce que fait Evernote et même plus. Pour nous, l’offre de Notion, que ce soit pour l’usage personnel ou professionnel, est clairement meilleure.
Gagnant : Notion
Quelles sont les performances de leurs intégrations ?
Abordons à présent la question des intégrations. Notons tout d’abord que ces deux applications peuvent s’intégrer à Zapier.
Les intégrations d’Evernote
Evernote intègre des applications comme Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive, Slack et Microsoft Teams dans le flux de tâches principal.
Par exemple, vous pouvez enregistrer les e-mails entrants et partager les notes Evernote sans quitter l’application Gmail.
Les intégrations de Notion
L’application permet d’intégrer des blocs de contenu sur une page Notion à partir d’une grande variété de sources différentes.
Celles-ci incluent Google Drive, GitHub, Figma, Loom, Asana et plus encore.
Il est possible, par exemple, de migrer un tableau kanban Trello très complet sur Notion en 3 clics (en utilisant la fonctionnalité “import”) et de générer ainsi une base de données.
Il existe aussi des modules complémentaires comme “SaveToNotion” accessible sur Twitter.
Gagnant : Notion
Nous profitons de l’occasion pour vous dire que MerciApp intègre tous vos outils en ligne préférés, y compris Evernote et Notion. Quel que soit le choix que vous ferez, vous pourrez gagner 22 minutes de relecture par jour avec notre correcteur orthographique. Plutôt cool, non ?
Notion vs. Evernote : lequel choisir ?
Quel est le verdict final ? Qui remporte le match ?
En vérité, le choix dépend beaucoup de son besoin et de son profil.
Pour vous aider à faire ce choix, voici une synthèse de notre comparatif.
Evernote est meilleure pour la prise de notes
En termes d’expérience utilisateur sur la prise de notes proprement dite, Evernote est meilleur. Pour la collecte et le stockage d’informations, l’extension web clipper et la fonction scan offrent un très bon gain de productivité.
La fonctionnalité de recherche visuelle permet de trouver ces notes de façon simple et rapide. Nous l’avons dit, c’est la fonction de recherche la plus puissante sur le marché.
Evernote peut devenir votre second cerveau.
Evernote est meilleure si vous débutez
Il est plus adapté à un débutant. La prise en main est plus facile. On peut tout de suite l’utiliser. L’application ne nécessite pas de connaissances en informatique. L’interface est très intuitive.
C’est un bon outil personnel.
Notion est meilleure pour la gestion de projets
Il est mieux adapté pour le travail collaboratif. On peut créer un projet. Celui-ci peut être relié à la liste de tâche. Et cette liste de tâches peut être assignée à des collaborateurs.
Notion offre une (beaucoup) plus grande flexibilité
La promesse de Notion c’est l’outil tout en un. L’objectif est de remplacer des outils comme Trello, Dropbox, etc. Il couvre toutes ces fonctionnalités.
Il permet même de créer une page d’atterrissage (landing page en anglais) avec une URL accessible à n’importe qui directement en ligne.
En conclusion : l’après match
Nous espérons que ce guide vous a aidé à choisir votre application de prise de notes.
Vous avez vos habitudes et votre approche dans la prise de notes. Au final, vous devez mener vos propres tests pour voir ce qui vous convient le mieux.
Quoi qu’il en soit, se constituer une base de ressources et documenter son travail sont des piliers de la productivité. Avec le bon outil, vous pouvez gagner du temps et accélérer la réalisation de vos projets. Et c’est ce que l’on vous souhaite !
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