L’essor du digital fait apparaître de nombreux métiers : rédacteur web, graphiste freelance, community manager, etc. Parmi eux, découvrez celui d’assistant virtuel.
Ce métier est destiné aux personnes polyvalentes, qui ne souhaitent pas se spécialiser dans un seul domaine d’activité. Rédaction, administratif, gestion de la relation client, gestion de projet client, etc. : l’assistant virtuel est un véritable couteau suisse. Il peut rendre de nombreux services aux entreprises.
Découvrez-en plus sur le métier d’assistant virtuel : son rôle, ses missions au quotidien, les qualifications requises et le salaire envisageable.
Plan de l'article
Quel est le rôle d’un assistant virtuel freelance ?
L’assistant virtuel a le même rôle qu’un assistant de direction dans un emploi traditionnel. Cependant, il travaille en ligne.
Il est souvent autoentrepreneur ou freelance.
Les entrepreneurs l’emploient pour des tâches ponctuelles rémunérées. Il est cependant possible de devenir assistant virtuel dans un emploi en CDI, au sein d’une entreprise. Dans ce cas, le salaire et les horaires sont fixés par l’entreprise.
Parmi les avantages de ce type d’emploi en entreprise se trouve la stabilité, contrairement aux assistants virtuels avec le statut de freelance.
Les assistants virtuels à domicile doivent être organisés, rigoureux et flexibles. Ils doivent aussi avoir de solides connaissances en entrepreneuriat sur le web.
Les domaines d’activité de prédilection des assistants virtuels
Ce qui rend cette activité particulièrement attirante, c’est sa capacité à être pratiquée dans une vaste gamme de professions et d’industries. Découvrez six secteurs où la demande pour les assistants virtuels est élevée :
- petites entreprises et entrepreneuriat : pour concentrer leurs efforts sur leur cœur de métier, de nombreux entrepreneurs et petites entreprises intègrent des assistants virtuels dans leur équipe. Ils ont généralement pour responsabilité la gestion des tâches administratives, la coordination de projets, ou encore le service à la clientèle ;
- bien-être et santé : certains assistants virtuels se spécialisent dans ces domaines offrant un soutien aux professionnels de ce secteur dans l’administration de leurs activités. Cette spécialisation leur permet de fournir une assistance ciblée et efficace, adaptée aux besoins des entreprises de ce secteur ;
- marketing digital : dans ce domaine, les assistants virtuels contribuent fréquemment à la gestion des plateformes de réseaux sociaux et à la génération de contenu. Ils peuvent également contribuer à d’autres activités marketing tel que la gestion des systèmes d’affiliation ;
- éducation et formation : les assistants virtuels peuvent assister les formateurs et institutions d’éducation en facilitant la gestion de cours en ligne et en coordonnant les programmes de formation. Ils ont aussi la possibilité de les accompagner dans leur gestion administrative ;
- immobilier : les assistants virtuels apportent une contribution significative à l’immobilier en s’occupant de l’administration des listings, en organisant les visites. Ils peuvent également y prendre en main d’autres obligations administratives propres au domaine.
Quelles sont les tâches d’un assistant virtuel ?
Être assistant virtuel, c’est avant tout être polyvalent. Missions administratives, relation client, gestion de projet, conseils à l’entreprise sont les principales tâches. Les missions attribuées aux assistants virtuels freelance dépendent aussi de leur expérience et de leurs compétences.
Les tâches administratives de l’assistant virtuel
Les tâches administratives font partie des plus importantes pour ce métier en ligne. L’objectif est de porter assistance à l’entrepreneur ou à l’entreprise pour laquelle l’assistant travaille, au niveau des tâches chronophages.
Parmi les missions administratives de l’assistant en ligne, on retrouve :
- la gestion des appels téléphoniques, des mails, de la facturation, du planning ;
- la rédaction des comptes rendus de réunions ;
- éventuellement, l’organisation des déplacements et des voyages au sein de l’entreprise.
Déléguer l’administratif à un assistant virtuel permet à l’entrepreneur ou à l’entreprise de se concentrer sur son d’activité, sans se soucier des tâches annexes.
Dans le cadre de ces missions, l’utilisation d’une application de correction d’orthographe peut aider l’assistant freelance. Elle augmente la productivté et facilite la correction des mails, des comptes rendus de réunions, etc. Le travail du professionnel s’avère plus simple et plus rapide à effectuer. En optimisant la correction, l’assistant peut gagner un temps précieux.
Les tâches en rapport avec la relation client de l’assistant
La gestion de la relation client est aussi une bonne partie du travail de l’assistant en ligne. Il est chargé du suivi des clients par mail et par téléphone et du suivi du processus de vente. Il collecte les données sur les prospects. Il répond aussi aux réclamations des utilisateurs en étant directement en relation avec le service client.
L’assistant peut aussi avoir un rôle de conseiller. Dans ce cas, il participe à la réflexion stratégique de l’entreprise en donnant des conseils fondés sur son expérience et les données récoltées.
La gestion de projet en tant qu’assistant virtuel
La gestion de projet peut également faire partie des rôles de l’assistant en ligne. La personne devra donc organiser la programmation d’événements promotionnels, le lancement d’une nouvelle offre virtuelle ou le suivi d’un produit existant.
Pour déléguer cette partie à un assistant virtuel, il est nécessaire de s’assurer que la personne a de solides connaissances en marketing.
Remarque :
Une gestion de projet efficace implique une planification minutieuse des tâches, des ressources et des délais. Une bonne planification contribue à une meilleure utilisation du temps et des ressources, ce qui peut augmenter la productivité globale du projet. Découvrez comment optimiser votre productivité grâce à notre guide.
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Le marketing digital en tant qu’assistant virtuel
L’assistant peut aussi réaliser des tâches liées à l’e-marketing de l’entrepreneur ou de l’entreprise. Parmi celles-ci, notez :
- la création et la rédaction de contenus web pour le blog d’entreprise et les réseaux sociaux ;
- la gestion de la communication et de la publicité pour le compte de l’entreprise ;
- la gestion des différentes collaborations au sein de l’entreprise.
La rédaction de contenus pour le blog et les réseaux peut aussi être déléguée à un rédacteur web, un content manager ou un community manager.
Déléguer des tâches à un assistant dépend avant tout de ses connaissances et des besoins de l’entreprise. Cet emploi est varié et se renouvelle constamment.
Les compétences et qualités d’un assistant virtuel
Le rôle d’assistant virtuel exige une combinaison spécifique de compétences techniques et humaines qui vont bien au-delà de la simple capacité à exécuter des tâches administratives.
Les compétences humaines
Parmi les compétences humaines, également appelées soft skills attendues on retiendra principalement :
- la flexibilité :
L’exercice d’une activité numérique depuis son domicile présente de nombreux points positifs, mais comporte aussi ses défis. Il faut parfois interagir avec des clients ou des collègues basés à l’étranger. Ce qui impose une flexibilité horaire pour couvrir plusieurs fuseaux horaires.
Remarque :
Les écarts culturels ou opérationnels requièrent également une adaptation dans la manière de communiquer.
- la maîtrise de l’organisation :
L’aptitude à s’organiser est intrinsèquement liée à la capacité à être polyvalent. Vous serez amené à gérer un éventail de tâches. Et même si certaines peuvent se ressembler d’un client à l’autre, elles ne seront pas toujours complètement les mêmes.
La clé du succès réside dans votre habileté à manœuvrer sans faute entre ces différentes obligations pour accomplir efficacement vos missions.
- savoir être à l’écoute :
Le client vous donnera certainement des directives précises pour l’exécution des tâches. Enregistrer ou prendre des notes de ces instructions est une méthode efficace pour préparer et réaliser correctement les missions qui vous sont données.
Avec le temps, l’identification précise de vos besoins pour divers projets deviendra une seconde nature, vous permettant de conseiller efficacement vos clients sur les outils et informations essentiels à votre succès.
- la gestion du suivi client :
Il est de votre responsabilité de fournir des mises à jour régulières à vos clients. Ceci peut être réalisé en envoyant des courriels périodiques ou des rapports écrits concernant l’état d’avancement de vos projets.
L’organisation de visioconférences régulières avec le responsable du projet vous aidera également à faire le point de manière continue. Cela vous permettra également de vous assurer que vous avancez dans la bonne direction.
- respecter le secret professionnel :
Dans certaines situations, vous aurez à manipuler des données à caractère confidentiel et à vous engager via des contrats de non-divulgation. Vous devez, être capable de convaincre le client de votre intégrité en lui assurant une confidentialité absolue
Assurez-vous aussi de mettre les fichiers confidentiels dans un emplacement sécurisé sur votre PC. Envisagez également de souscrire à une assurance spécifique pour ce genre de risques. Cela facilitera la résolution de potentiels conflits.
Les compétences techniques
Les compétences techniques, ou hard skills dont vous aurez besoin dépendront grandement des missions qui vous seront attribuées.
Voici une liste des compétences techniques de base à maîtriser :
- connaissance en logiciels et applications informatiques : notamment les logiciels de bureautique tels que Microsoft office et Google Suite. Des outils de gestions de projet comme Asana, Notion et Trello. Et les plateformes de communication Zoom, Slack, Skype et Google Meeting.
- gestion administratives : on retiendra principalement l’entrée de données, la gestion des plannings et agenda, la rédaction de rapport et l’organisation de réunions.
- gestion de la relation client : dans le cadre des missions en service client, vous devrez potentiellement gérer la prise de rendez-vous client, les litiges et autres échanges avec les clients de vos clients.
- gestion de projet : étant donné que ce rôle implique souvent de jongler avec plusieurs tâches et projets simultanément, tout en assurant une communication fluide et une organisation impeccable.
- communication écrite et oral : du fait que l’assistant virtuel est souvent en interaction avec ses clients, des collègues, et parfois même des partenaires extérieurs. Cette compétence permet d’améliorer l’efficacité des échanges d’informations, et de contribuer à la réussite des projets et des tâches quotidiennes.
Comment devenir assistant virtuel à domicile ?
Devenir assistant à domicile ne nécessite pas de qualifications précises. Il n’existe pas de diplôme pour exercer ce métier. Mais, pour gagner sa vie en tant qu’assistant virtuel, il est nécessaire de suivre une formation ou de se former en autodidacte.
Les tâches exercées sont variées et demandent de nombreuses compétences.
Un cursus en communication, en informatique ou en gestion administrative peut être intéressant pour exercer le métier d’assistant virtuel.
Souvenez-vous qu’il n’est pas nécessaire d’avoir une expertise préalable. En tant qu’assistant virtuel, l’apprentissage par la pratique est tout à fait envisageable.
Si vous ressentez le besoin de renforcer votre confiance par des formations, plusieurs alternatives sont disponibles.
Parcours d’études et formations spécialisées
Si vous souhaitez être accompagné dans le développement de vos compétences 2 principales possibilités s’offrent à vous :
- les formations professionnelles : il existe des programmes de formation dédiés au rôle d’assistant virtuel. Généralement, ils englobent des secteurs comme l’administration, le support client et la gestion des médias sociaux ;
- les cours en ligne : un large éventail de cours en ligne est à votre disposition pour vous aider à développer les compétences nécessaires pour réussir en tant qu’assistant virtuel. Vous pouvez par exemple prendre des cours en ligne pour développer des compétences en gestion administrative si vous souhaitez vous spécialiser dans ce domaine.
Développer vos compétences par ce biais peut vous permettre de développer votre réseau tout en vous formant. Certaines formations vont même jusqu’à vous fournir une liste de clients potentiels à la fin de celles-ci.
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Formation en autonomie
Dans le cas où vous préféreriez vous former en autonomie, il existe de nombreuses ressources en ligne. Des tutoriels aux blogs spécialisés en passant par des webinaires gratuits, à vous de faire le choix du format qui vous convient le mieux. Voici 3 blogs sur lesquels vous aurez de quoi vous aider à développer vos compétences :
- Les Outils du Web : il ne se consacre pas exclusivement aux assistants virtuels, mais propose des tutoriels très utiles. Vous y trouverez des tutoriels sur des outils et applications numériques, qui vous seront d’une grande aide dans votre activité.
- Solopreneur : ce blog propose des contenus adaptés aux besoins des assistants virtuels. Ils traitent notamment de l’organisation, de la gestion du temps et de l’utilisation judicieuse d’outils en ligne pour maximiser leur rendement.
- The Virtual Savvy : ceux qui possèdent une bonne compréhension de l’anglais trouveront dans ce blog une ressource inestimable pour entamer une carrière d’assistant virtuel. Vous y trouverez des manuels, suggestions et modules de formation pour commencer et agrandir votre activité.
Remarque :
Mettre en œuvre des projets personnels ou s’impliquer bénévolement peuvent vous permettre de développer les compétences nécessaires. Collaborer sur des petits projets vous offrira également l’opportunité d’enrichir votre expérience.
Comment développer son activité d’assistant virtuel ?
1- Trouver ces premiers clients
Après avoir acquis les compétences fondamentales du métier d’assistant virtuel, l’étape suivante est de trouver vos premiers clients. Il existe de nombreuses approches pour cela. Nous vous guiderons à travers les techniques les plus performantes pour sécuriser vos premiers engagements en ligne.
Pour débuter, vous avez la possibilité de vous inscrire sur des plateformes de freelancing.
Ces plateformes sont conçues pour mettre en relation les indépendants et les professionnels/particuliers. Grâce à elles, vous pourrez commercialiser vos services et trouver des clients avec facilité.
En tant qu’intermédiaire, elles prennent une commission sur les paiements des clients.
Vous pouvez également contacter directement des entreprises et des entrepreneurs du web. Vous pourrez leur présenter vos services en tant qu’assistant virtuel.
Remarque :
La prospection peut s’effectuer par e-mail, sur LinkedIn ou d’autres plateformes similaires.
Cette méthode permet d’éviter les frais de commission associés aux plateformes de freelancing. Elle favorise également la possibilité de décrocher des missions sur le long terme, une opportunité moins fréquente avec les plateformes.
2- Fidéliser ses clients
Avoir des clients est une bonne chose, mais avoir des clients réguliers et fidèles est nécessaire pour assurer la continuité de votre activité. Dans le domaine du freelance, la fidélisation des clients occupe une place prépondérante. Voici quelques astuces pour maintenir une relation durable avec vos clients :
- fournir un travail de qualité continuellement : l’objectif est de maintenir rigoureusement le même niveau de qualité de manière continue. Vous devez absolument fournir une valeur ajoutée à vos clients. Sans cela, ils pourraient se tourner vers d’autres prestataires ;
- soigner la relation client : la relation avec vos clients revêt une importance capitale. Démontrez-leur qu’ils peuvent vous accorder leur confiance. Profitez des occasions de présenter des opportunités à vos clients et de leur prodiguer des conseils avisés. L’écoute attentive des préoccupations et des suggestions de vos clients améliorera considérablement votre relation clientèle ;
- maintenir un comportement professionnel : même si votre travail est excellent, il faut faire le nécessaire pour accomplir les missions dans les délais impartis. En adoptant une attitude professionnelle, vos clients seront satisfaits de travailler avec vous et vous confieront volontiers de nouvelles missions.
Tous les clients ne sont pas bons à fidéliser. Le mieux est de se concentrer sur ceux qui peuvent proposer des missions sur le long terme et avec qui vous avez une bonne relation.
Remarque :
Pensez également à communiquer de manière professionnelle. Des fautes d’orthographe fréquentes peuvent ternir votre réputation professionnelle et vous faire perdre en crédibilité. Ce qui peut nuire à votre activité de manière considérable. D’autant plus qu’en tant qu’assistant virtuel, vous communiquerez principalement avec vos clients par écrit.
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Ajouter à Edge 3- Devenir assistant virtuel haut de gamme
Nombreux sont ceux qui mettent leurs services à disposition en tant qu’assistants virtuels. Ce qui fait qu’une concurrence intense se développe. Cela entraîne une pression sur les prix. C’est ici que vous devez vous affirmer en tant qu’assistant web haut de gamme. Sans quoi, il vous sera difficile de vous démarquer de vos concurrents.
Pour vous démarquer dans votre domaine, il faut que vous perfectionniez vos compétences. En plus d’adopter une attitude professionnelle, vous devez vous efforcer d’être le meilleur dans ce que vous faites. Si vous vous contentez de suivre le même chemin que vos pairs sans chercher à vous distinguer, vous aurez du mal à attirer l’attention.
En augmentant vos compétences, vous serez plus sollicité et pourrez justifier une hausse de vos tarifs.
Remarque :
Pour devenir un assistant de premier ordre, vous ne pouvez pas vous permettre de travailler avec trop de clients. Vous devez vous concentrer sur un seul ou deux partenaires avec qui vous collaborez sur le long terme. De cette manière, vous pourrez établir une relation de confiance et assumer davantage de responsabilités dans votre travail.
Quels sont les tarifs d’un assistant virtuel à domicile ?
En étant assistant en ligne, vous fixez librement vos tarifs. Il n’existe pas de prix définis.
Cependant, un assistant est généralement payé 15 à 40 euros de l’heure, en fonction de son expérience et de ses compétences. Il est aussi possible d’être payé par projet, au forfait ou mensuellement pour un nombre d’heures fixes.
Le métier d’assistant virtuel possède de nombreux avantages : flexibilité, travail à domicile, polyvalence, etc. Il fait partie des nombreuses opportunités du web. Ce travail est encore assez peu connu en France. Cependant, le métier d’assistant virtuel se développe. De plus en plus de candidats sont attirés par ce type d’emploi.
Être assistant virtuel permet aussi d’effectuer un premier pas dans le monde du web. Ce métier permet de découvrir les coulisses d’une entreprise sur internet : création de contenus, administratif, relation client, gestion de projet, etc. Cela peut-être un tremplin vers le métier d’infopreneur, par exemple.
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