La boîte mail est l’outil de communication principal des entreprises, qui en apprécient les nombreux avantages. Lorsque vous optez pour l’outil Outlook, vous bénéficiez d’une multitude de fonctionnalités parfois inattendues.
Afin de gérer votre boîte mail de réception Outlook comme un professionnel, MerciApp vous présente ici cinq astuces qu’il est indispensable d’adopter. En maîtrisant les différents aspects de votre messagerie, vous gagnerez un temps précieux au quotidien.
Table des matières
La création d’une signature électronique
Parmi les premières astuces que nous citerons pour gérer au mieux la boîte de réception Outlook, nous retrouvons la création d’une signature électronique. Si celle-ci peut sembler anodine, elle présente pourtant de nombreux avantages, à commencer par vous offrir une image professionnelle aux yeux de vos interlocuteurs.
La présence d’une signature électronique correctement réalisée mettra en valeur l’entreprise, en particulier lorsque celle-ci présente vos coordonnées, ainsi que le logo de la société. Nous précisons également que votre signature électronique peut également contenir le lien de votre site web, afin que vos clients puissent aisément parcourir ce dernier.
Avec la boîte de réception Outlook, créer une signature électronique est une démarche simple. Pour ce faire, il vous suffit de suivre les étapes suivantes :
- Ouvrir les paramètres
- Entrer dans le menu courrier et la section composer et répondre
- Écrire la signature électronique et la personnaliser selon vos besoins
- Enregistrer
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Le tri des e-mails
Utilisée à multiples reprises, votre boîte de réception Outlook recevra un certain nombre d’e-mails, provenant de différents interlocuteurs. Communications internes avec les collaborateurs, échanges avec les clients, services tiers… Votre boîte e-mail peut rapidement s’encombrer et devenir illisible.
Pour une boîte mail parfaitement organisée, nous vous invitons à trier cette dernière, en créant des groupes. De la même manière, vous aurez la possibilité d’épingler des e-mails, afin que ces derniers figurent systématiquement en haut de la liste. Ainsi, lorsqu’il s’agit d’un message important, vous serez assuré de le retrouver en toute simplicité.
Si vous souhaitez trier vos e-mails et créer des dossiers dans lesquels les ranger, il vous suffit de vous rendre dans vos paramètres. Créez le nombre de dossiers souhaités, et répartissez les messages qui, par la suite, se placeront automatiquement pour une boîte de réception parfaitement organisée.
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La programmation d’e-mails et de réponses automatiques
Il peut arriver que vous, ou vos collaborateurs, preniez quelques jours de congé et vous éloigniez du bureau le temps de quelques jours ou quelques semaines. Dans ce cas, il peut être pertinent de programmer une réponse automatique qui fera office de message d’absence sur Outlook en cas de réception de mail.
Il est possible que vos collaborateurs ou clients ne soient pas informés de vos départs, et cherchent alors à vous joindre. Une réponse automatique permet alors de les prévenir de votre absence, et de justifier le délai de réponse, tout en précisant la date de votre retour.
Mettre en place un envoi de réponse automatique est aisé, il vous suffit de réaliser la manipulation suivante :
- Ouvrir les paramètres
- Sélectionner la rubrique courrier et réponse automatique
- Activer les réponses automatiques
- Rédiger le message
- Planifier la date de début et de fin de votre réponse automatique
- Enregistrer
De la même manière, Outlook vous offre la possibilité de programmer des e-mails, afin de les envoyer à une date et une heure précise.
Dans de nombreux cas, la programmation d’emails se montre des plus pratiques, limitant les risques d’oubli.
Remarque :
Pour que votre e-mail fasse partie des derniers reçus par votre destinataire, nous vous conseillons de programmer ce dernier au lundi matin, plutôt que de l’envoyer le vendredi soir.
La programmation d’envoi d’un e-mail est simple à mettre en place. Lorsque vous avez rédigé votre e-mail, proche du bouton d’envoi, vous pouvez sélectionner planifier l’envoi.
-> Découvrez notre article : « 10 étapes pour optimiser l’organisation de sa boîte mail« .
La personnalisation des actions rapides
De façon à gagner du temps, l’outil Outlook présente de nombreuses fonctionnalités des plus pratiques, telles que les actions rapides.
En fonction de vos besoins, vous aurez la possibilité de personnaliser les actions rapides, pour pouvoir aisément prendre en main votre boîte de réception et gagner du temps chaque jour.
Parmi lesdites fonctionnalités, nous retrouvons notamment : l’archivage, le suivi, l’épinglage, etc. Vous pourrez choisir jusqu’à quatre actions, pour une manipulation des plus rapides.
Pour ce qui est de la configuration, il vous suffit de vous rendre dans les paramètres de votre boîte de réception Outlook. Ensuite, sélectionnez la rubrique courrier et personnaliser les actions. Par la suite, vous aurez la possibilité de modifier vos paramètres, si vous souhaitez en changer.
L’utilisation de filtres
Au fil du temps, il est possible que vous ayez besoin de retrouver d’anciens messages ou documents échangés avec vos collaborateurs ou clients. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, vous n’avez pas à utiliser le menu déroulant durant des heures.
Pour retrouver un ancien mail vous avez la possibilité de rechercher l’e-mail en question, en utilisant des filtres (date, dossier, type de pièce jointe).
En seulement quelques clics, vous serez assuré de retrouver toutes les données souhaitées. Vous gagnez un temps considérable chaque jour, vous permettant de vous consacrer à d’autres tâches importantes.
